На сотрудниках держится большая часть успеха кафе. Набрать официантов или бариста по принципу дешевизны и пустить всё на самотек — точно плохая идея. Чтобы кафе приносило прибыль, нужно тщательно подбирать персонал и заботиться о нём.
«Персонал — это основная затратная часть ежемесячного бюджета. После запуска заведения сотрудники играют основную роль в работе кафе. Через них идёт контакт с гостями заведения, они делают гостей счастливыми через сервис, вкусные блюда и напитки. Поэтому собственник должен заботиться о своей команде и инвестировать в них. А ещё доверять сотрудникам. Это самое важное».
Ирина Ковбаса, Former COO в Донер 42.
Основная проблема в сфере общепита — большая текучка персонала. Чтобы удерживать работников и не тратить время и деньги на наем и обучение новых специалистов, важно разрабатывать системы мотивации — продумать премии, надбавки и другие бонусы.
«Текучесть сотрудников зала и кухни в год в среднем больше 200%, курьеров — 250%. Привлечение новых сотрудников стоит дороже, чем индексация зарплаты или удержание сотрудника.
Рекомендуем вести статистику: стоимость одного работника, процент текучести и индекс счастья. В стоимость работника включайте затраты, например, на наем, зарплату, спецодежду, питание, выплаты при увольнении. Это поможет оптимизировать расходы на персонал.
Обязательно проводите встречи с сотрудниками, получайте от них обратную связь по работе, улучшению условий работы. Но самое важное — показывать, что персонал — часть команды».
Ирина Ковбаса.
В этом гайде разберёмся, как искать персонал. А ещё эксперты дадут рекомендации, как построить качественный сервис.
Решаем, какой персонал нужен
Даже если у вас небольшая точка «кофе с собой» и вы планируете первое время работать сами, могут понадобиться другие люди: второй бариста, уборщик или техник. С ростом количества гостей управляться самому будет всё труднее.
«После открытия первой кофейни мы первые несколько месяцев работали вдвоем с партнером. Она варила кофе и стояла на кассе, а я занималась организационной работой, бухгалтерией и привлечением гостей.
Клиентов становилось больше, основная работа требовала времени и внимания, и мы поняли: пора нанимать помощников».
Александра Коняхина, владелица Столицы Кофе.
Начинать поиск персонала нужно с составления штатного расписания — в нём указывают, какие сотрудники нужны заведению и в каком количестве.
Количество работников зависит от числа посадочных мест и потенциального трафика. Поэтому формировать штатное расписание надо после того, как нашли помещение, сделали дизайн-проект и скорректировали финансовую модель.
Обычно составление расписания доверяют шеф-повару или шеф-бариста.
«При составлении штатного расписания обратитесь к шеф-повару и попросите его расписать предполагаемую нагрузку каждого повара по часам и дням недели. Опирайтесь на показатель производительности труда из финансовой модели: то есть среднее количество приготовленных блюд, напитков, полуфабрикатов на человека в час».
Ирина Ковбаса.
Для кафе с десятью посадочными местами обычно надо нанять:
1. Шеф-повара, шеф-бариста или бармена. С ним можно заключить договор на время: чтобы он разработал меню и техническую карту, а потом иногда приходил и контролировал. Обычно если шеф — физлицо, оформляют гражданско-правовой договор, а если ИП или самозанятый — договор оказания услуг.
2. Повара. Если у вас будет своя кухня, вам понадобится нанимать поваров. Их количество зависит от того, какие блюда и в каком количестве планируете готовить. Например, если у вас будут салаты и горячее и в меню будет до пятнадцати блюд, на смену вам хватит одного повара. Но нанять нужно будет двоих, чтобы они работали посменно.
3. Официантов. На десять посадочных мест хватит одного опытного официанта в смену. Как и в случае с поварами, нужно нанять двоих, чтобы они работали посменно. Официант одновременно может быть и кассиром.
4. Уборщицу. Обычно она не только убирает в помещении, но и моет посуду. В смену достаточно одного сотрудника, но так как работать каждый день она не сможет, надо нанять двух человек.
5. Управленческий персонал. Это администратор, старший менеджер или управляющий. Их лучше вырастить из своих сотрудников. Но на старте это не получится — придётся или собственнику этим заниматься, или нанимать уже готовых управленцев. Если собственник готов сам закрывать часть задач, достаточно одного управленца, который будет работать 5/2.
«Когда я только открыла кофейню и взяла первого сотрудника, мы занимались управлением вместе с партнёром. Но когда партнёр решила уйти из этого бизнеса и я выкупила её долю, у меня стало не хватать времени на все вопросы. Поэтому решила делегировать часть своих задач управляющему. Назначила управляющей девушку, которая у нас уже долго работала и была для всех как мама.
Сначала приходилось многое объяснять ей и показывать, так как у неё вообще не было опыта. Но со временем она стала самостоятельной, и я занимаюсь только общими вопросами, а вся рутина на ней».
Александра Коняхина.
Если нагрузки не хватает на двух сотрудников, можно нанять одного работника-универсала, который будет совмещать разные позиции — например, бариста-официанта. Это поможет сэкономить и не перегружать пространство кухни людьми.
«Штатное расписание нужно составлять на основе концепции вашего заведения. Например, вы решили, что вам нужны бармен, кассир и официанты. Потом вы думаете, что можно совместить. Бармен может быть и кассиром. Или может быть менеджер-кассир, а бармен будет ещё и официантом».
Евгения Махнева, эксперт в управлении объектами HoReCa.
Понадобятся ещё несколько специалистов — чтобы сэкономить, рекомендуем присмотреться к аутсорсу:
- Техник. Это человек, который ремонтирует поломки. Например, когда гость сломал ручку на двери в санузле. Обычно нет необходимости в том, чтобы он находился на рабочем месте постоянно, его можно вызывать.
- Бухгалтер-калькулятор. Он ведёт производственный учёт, рассчитывает себестоимость блюд для формирования итоговой цены, заносит в систему списания и проводит инвентаризацию.
- Главный бухгалтер. Он рассчитывает зарплату сотрудникам, составляет отчётные документы и отправляет данные в налоговую инспекцию.
Обычно поиск сотрудников в новое заведение начинают за месяц: так выше шанс, что вы успеете найти и оформить подходящих специалистов. Некоторые из них попросят время, чтобы закончить и передать дела на предыдущем месте работы.
Определяем, как и сколько платить сотрудникам
Есть три популярных способа расчета вознаграждения:
- оклад + чаевые + процент с продаж;
- оклад + чаевые;
- оплата по часам + чаевые.
«У меня в основном работают студенты, а они не всегда могут отработать полный рабочий день и часто делят его между собой. Поэтому я решила платить по часам. Для нас это самый удобный способ».
Александра Коняхина, владелица Столицы Кофе.
Чтобы понять, какой способ подойдёт вам, можно посмотреть, как платят сотрудникам конкуренты, или поспрашивать ожидания соискателей на собеседовании.
Точный размер ставки в час, оклада и процентов зависит от региона и заведения. Например, в заведении премиального уровня сотрудникам платят больше, чем в маленьких кофейнях. А на испытательном сроке обычно платят меньше, чем после его прохождения.
Помимо зарплаты и налогов, рекомендуем ежемесячно вносить в бюджет расходы:
- На наем и HR-аутсорс: платные размещения объявлений по поиску персонала, собеседования.
- На обучение сотрудников: оплату стажировки, работу наставника, переквалификацию действующих работников.
- На премии, бонусы и подарки на дни рождения сотрудников.
- На плановый медосмотр — в среднем его надо проводить раз в год. Список осмотров и прививок с частотой их повторения собрали в отдельной таблице.
- На спецодежду для работников и её стирку.
- На питание персонала.
Предприниматели по-разному подходят к обеспечению сотрудников питанием. Глобально есть две схемы: кормить их за свой счёт или дать им большую скидку на меню. Количество приёмов пищи зависит от часов работы. Если сотрудник находится на работе больше 4 часов, его кормят один раз, если больше восьми — два раза.
Рекомендуем подключить возможность оставлять электронные чаевые. В них обычно есть форма обратной связи, в которой гости могут оставить отзывы по качеству обслуживания, вкусу блюд. С помощью сервиса вы сможете получить отзыв, а официант — чаевые.
Нанимаем сотрудников
Чтобы нанять сотрудников в заведения, придётся пройти пять этапов:
- Составить текст вакансии.
- Найти площадки для размещения вакансии и опубликовать её.
- Провести первичное интервью.
- Провести собеседование.
- Провести стажировку.
Рассмотрим подробнее каждый пункт.
Шаг 1. Составляем текст вакансии. В вакансии нужно указать все требования, которые у вас есть. Чем точнее опишите, кто вам нужен, тем более подходящие люди будут откликаться, и вы меньше времени потратите на собеседования и стажировки.
«Текст вакансии нужно писать на том языке, на котором разговаривают люди, которых вы хотите взять в команду. Например, если вы ищете молодых сотрудников, можно в текст включить сленговые выражения. Это их, скорее всего, заинтересует. Если же вы хотите, чтобы у вас работали взрослые люди, сленг их может, наоборот, оттолкнуть.
Ещё в вакансии можно разместить фотографию-портрет человека, похожего на того, кого вы хотите видеть сотрудником».
Евгения Махнева.
Подготовили для вас неудачный и хороший примеры вакансии.
Так лучше не формулировать текст вакансии: в ней нет подробностей о графике работы и зарплате — откликнутся кандидаты с завышенными ожиданиями, и вы потратите лишнее время на обсуждение деталей.
Это хороший текст вакансии: работодатель кратко, но ёмко и структурировано описал все важные нюансы. Этот текст можно улучшить — указать адрес заведения. Так сотрудник сможет заранее понять, удобно ли ему добираться до работы.
Некоторые работодатели к тексту вакансии добавляют видео — оно помогает будущим сотрудникам почувствовать атмосферу команды и узнать больше о работодателе.
Если есть возможность, добавьте к тексту вакансии видео с рабочим процессом.
Шаг 2. Разместите вакансии. Есть несколько способов найти сотрудника. Вот основные:
- Через знакомых. Если таких нет — можно поспрашивать у других предпринимателей. О поиске сотрудников собственник может написать в своих соцсетях или на странице заведения.
- В профильных каналах в Телеграме. Например, «Работа по России», «Ресторанный Бизнес» или в чатах вашего региона. Как правило, размещение вакансии в этих чатах платное. Но можно найти и бесплатные каналы.
- В группах во Вконтакте по поиску работы в вашем городе. Это могут быть общие группы, где размещают вакансии из разных сфер, или отраслевые, где ищут сотрудников предприниматели из общепита.
- На Авито. За размещение вакансии на Авито не надо платить. А вот отклики платные. Чем больше людей к вам придёт, тем больше денег придётся отдать сервису. Стоимость одного отклика — от 15 до 49 ₽ в зависимости от региона.
- На HeadHunter. Это самый дорогой способ из предложенных в этой подборке. Разместить одну вакансию на hh.ru стоит от 4000 ₽. А доступ к базе резюме обойдётся в 8500 ₽.
Если перечисленные выше способы вам не подходят или не сработали, можно подумать, где найти близких по ценностям людей. Например, наш эксперт Александра разместила объявление о поиске бариста в студенческих группах в социальных сетях.
«При поиске своего первого сотрудника в кофейню, я понимала, что за те деньги, которые я могла предложить, ко мне пойдут работать только студенты. Поэтому решила попробовать разместить предложение о работе в группе во Вконтакте своего университета. Я в вузе была активисткой, поэтому меня многие знали, и ребята захотели поработать под моим руководством. С тех пор я и использую этот метод, когда ищу персонал.
Ещё стала размещать вакансии на своей личной странице в социальных сетях. Оттуда тоже пришли несколько человек. Такой способ поиска сотрудников хорош тем, что откликаются, как правило, близкие по ценностям и подходу к работе люди».
Александра Коняхина, владелица Столицы Кофе.
Рекомендуем одновременно использовать несколько способов поиска персонала.
«Я рекомендую использовать все доступные вам каналы поиска персонала, так как не всегда можно предугадать, через что придут подходящие соискатели.
Если заведение находится в регионе, иногда сотрудников можно найти, даже подав объявление в газете».
Евгения Махнева, эксперт в управлении объектами HoReCa.
В найме в общепите нет чётких закономерностей. Если видите другой способ привлечения сотрудников — пробуйте, даже если он кажется странным или устаревшим. Возможно, он сработает лучше привычных.
«В найме персонала полный хаос: разница есть от города к городу, от должности к должности, от кафе к кафе. Есть только одна общая закономерность — людей найти сложно».
Ирина Ковбаса, Former COO в Донер 42.
Шаг 3. Проведите первичное интервью. Чтобы уменьшить время на собеседования, можно сначала провести короткое интервью по телефону. Так вы поймёте, кто вам точно не подойдёт.
- Бывает, соискатель прочитал вакансию невнимательно или надеется договориться на особые условия. Например, вы ищете бариста на 12-часовые смены, а кандидат готов работать только 10 часов или ему нужен плавающий график.
- Во время телефонного разговора вы сразу можете уточнить его готовность работать на ваших условиях и пригласите на офлайн-собеседования только тех, кто готов.
С какими соискателями общаться удаленно, а кого сразу звать на собеседование — каждый предприниматель решает сам.
«Линейных сотрудников, например официантов, сразу после отклика мы приглашаем на встречу и все детали обсуждаем уже там. Мы считаем, что в телефонном разговоре „теряется“ связь.
При найме менеджеров, шеф-поваров и управляющих мы переводим все предварительные разговоры на почту. Так мы сразу оцениваем компетентность сотрудников. Например, смотрим на их внимательность, умение письменно кратко выразить свою мысль. Это важно, так как именно они потом будут общаться с вашими гостями, обучать подчинённых, писать стандарты, общаться с поставщиками. Другими словами, вести бизнес от вашего лица».
Ирина Ковбаса.
Шаг 4. Проведите собеседование. На собеседовании нужно понять, подходит ли вам сотрудник по его опыту и ценностям. Рекомендуем проводить собеседование в формате живой встречи, не дистанционно. Так легче понять, подходит кандидат вам или нет.
На собеседовании рекомендуем смотреть на коммуникабельность кандидата, его подход к работе и опыт, если последнее для вас важно. Чтобы узнать, как он относится к работе, можно поспрашивать его о прошлом месте — например, почему он оттуда ушёл.
«Для успешной работы в ресторанном бизнесе ваш будущий сотрудник должен быть коммуникабельным. Поэтому можно вывести человека на диалог и во время этого смотреть, как он взаимодействует. Если человек закрытый и боится людей, он будет бояться и гостей. Поэтому даже если он по другим критериям подходит, нанимать его не стоит».
Евгения Махнева.
Можно давать соискателям кейсы, то есть предлагать решить ситуацию, которая может возникнуть в работе. Например, спросить кандидата на роль администратора, что он будет делать, если гости жалуются на неверную прожарку стейка.
Когда нанимаете сотрудников топ-позиций, например управляющего или шеф-повара, запросите обратную связь по ним с их последних мест работы. Возможно, они оказались недостаточно компетентными.
Шаг 5. Организуйте стажировку. В первый день стажировки проверьте профессиональные навыки потенциального сотрудника. Например, если нанимаете повара, можно попросить его нарезать овощи разными способами. Если видите, что сотрудник вам точно не подходит, сообщите ему об этом сразу, как это поняли. Так вы сэкономите время и деньги.
Длительность стажировки зависит от того, как много нужно выучить будущему сотруднику, его опыта работы и того, сколько часов в день она занимает. Например, если у человека нет опыта работы, стажировка может длиться и две недели. А если есть, достаточно рассказать стажеру об особенностях работы у вас и дать ему необходимые для работы стандарты, видео и фото, чтобы он их выучил и повторил. Такая стажировка может длиться всего 3—5 дней.
Оформляем сотрудников
Процесс оформления сотрудника на работу зависит от его гражданства. Если у соискателя есть российское гражданство, нанять его будет проще, если нет — рекомендуем поручить наем специалисту, так как самостоятельно разобраться с этим будет сложно.
Если нанимаете гражданина России, надо запросить у него такие документы:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- медицинскую книжку;
- для военнообязанных — документы воинского учёта.
Если нанимаете иностранца, процесс оформления зависит от того, есть у него патент на работу или нет. Получать патент на работу нужно гражданам стран СНГ с безвизовым въездом в Россию. Например, он понадобится соискателям из Киргизии, Таджикистана или Узбекистана.
Если устраиваете иностранца, которому не нужен патент на работу, попросите его предоставить следующие документы:
- скан паспорта;
- скан миграционной карты;
- скан действующей регистрации;
- скан полиса ДМС;
- нотариально заверенный перевод паспорта.
Если устраиваете на работу иностранца, у которого есть патент на работу, надо к этим документам запросить скан патента и чеки о его оплате. И в первом, и во втором случае в миграционной карте в графе «Цель въезда» должно быть указано «Работа».
И с гражданином России, и с иностранцами нужно заключать трудовой договор. Опишите в нём все нюансы: график работы, размер зарплаты, должностные обязанности и права, материальную ответственность, по каким числам месяца выплата зарплаты за первую и вторую половину месяца, куда она перечисляется.
Для работы в ресторанном бизнесе все сотрудники должны иметь действующие медкнижки. Обычно при устройстве работник оформляет ее за свой счет.
Разрабатываем систему мотивации
Чтобы сотрудники работали хорошо и не уходили из компании, нужно их мотивировать. Способы мотивации бывают разные. Кому-то важен карьерный рост, а для кого-то причиной оставаться в коллективе будет команда, с которой он сдружился.
Чтобы подчиненные хотели с вами работать и с радостью выходили на смену, нужно разработать бонусную систему. Сотрудники должны чётко знать, что именно нужно сделать, чтобы получить бонусы — материальные или нематериальные.
«Постоянные бонусы, даже небольшие, мотивируют лучше, чем большая ежегодная премия».
Ирина Ковбаса, Former COO в Донер 42.
Вот какие способы мотивации можно использовать:
- Хвалить отличившихся сотрудников на ежедневных «утренних» встречах.
- Создать доску почёта «Лучший сотрудник месяца», выдавать работникам грамоты, титулы.
- Позволить сотрудникам участвовать в принятии серьёзных решений, которые касаются развития заведения. Например, участвовать в разработке сезонного меню.
- Оплачивать тренинги и отправлять на курсы повышения квалификации.
- Давать возможность карьерного роста.
Люди — важный фокус для будущего предпринимателя. Поэтому ежемесячно рекомендуем анонимно опрашивать сотрудников об их удовлетворенности работой и составлять индекс счастья, а отзывы сотрудников брать в работу.
«Исследование индекса счастья — это опросы формата „поставьте оценку от 1 до 5“ и пункты с открытыми вопросами.
Смотрите, что пишут ваши ребята. Они могут подсказать вам, как сделать команду ближе. Иногда, помимо рабочих моментов, некоторые сотрудники делятся и опытом совместного отдыха, занятий спортом.
Часто по сообщениям персонала в опросах видно, что на мотивацию коллектива влияет и качество рабочего оборудования. Например, неработающий кондиционер или нехватка лопаток. А ещё могут влиять сложный график работы, однообразные обеды, отсутствие бесплатной чистой питьевой воды.
Рекомендуем таким образом интересоваться у работников, всего ли хватает, нужно ли что-то заменить или отремонтировать».
Ирина Ковбаса.
В ресторанном бизнесе важен командный дух. Это помогает заведению предоставлять лучший сервис, так как обычно все сотрудники между собой как-то связаны в процессе работы. Поэтому важно проводить разные мероприятия для сплочения коллектива.
Чтобы понять, что именно будет мотивировать ваших сотрудников на хорошую работу, поговорите с ними. А ещё выслушивайте все инициативы сотрудников. Например, если они предлагают играть раз в месяц в футбол, поддержите инициативу и помогите организовать.
«Я всегда прислушиваюсь к тому, что предлагают сотрудники, и стараюсь поддерживать их идеи. Например, один раз мои подчиненные захотели поиграть в боулинг все вместе после работы. С этой инициативой ко мне подошёл один из поваров.
Я предложила ему составить план и принести мне просчитанный бюджет на это мероприятие. Он так и сделал. Я это согласовала, они сходили в боулинг и были очень рады этому.
Такие мероприятия помогают им стать дружнее, а ещё сотрудники понимают, что работодателю не всё равно».
Евгения Махнева, эксперт в управлении объектами HoReCa.
Существует мнение, что сотрудникам ресторанного бизнеса не важен карьерный рост. Это не так. Желание расти по карьерной лестнице зависит от амбиций конкретного человека. Поэтому важно с каждым из них держать обратную связь.
«У нас доверительные отношения в коллективе, поэтому сотрудники не боятся подойти ко мне и открыто поговорить на любые темы, в том числе и о развитии. Если я вижу, что сотрудник ещё не готов к более ответственной работе, я показываю ему точки роста и говорю, что он может с этим вопросом подойти позже».
Александра Коняхина, владелица Столицы Кофе.
Если видите, что для ваших сотрудников важен карьерный рост, можно разработать систему грейдов. Например, выделить три уровня: младший бариста, бариста и старший бариста. С переходом с одного грейда на другой можно добавлять сотруднику новые обязанности, повышать зарплату и давать бонусы.
Важно помнить: все это будет работать, если у вас нет проблем с исполнением обязательств перед командой.
«Все мотивационные лозунги, например „мы семья!“, „мы команда!“ — это хорошо. Но если работодатель систематически задерживает зарплату, не дает уйти на больничный или в оплачиваемый отпуск, не выплачивает надбавки за сверхурочную работу, штрафует, то все мотивационные мероприятия, направленные на сплочение коллектива и его результат, будут бесполезными».
Ирина Ковбаса.
Устанавливаем систему правил для сотрудников
Чтобы сотрудники качественно работали, не воровали и вовремя приходили на работу, надо выстроить систему правил.
«Если предприниматель не сформулировал правила, несправедливо перекладывать ответственность за проблемы в бизнесе на подчинённых. Сотрудники всегда должны знать, что им необходимо делать, а что нельзя.
Важно не просто написать правила, но и следовать им. И в первую очередь придерживаться правил должен сам руководитель. Сотрудники всегда видят, когда руководитель не придерживается системы».
Пропишите правила в отдельном документе и дайте сотрудникам его подписать. Так у вас будет основание для наказания провинившегося сотрудника.
Чтобы контролировать исполнение правил, надо внедрить систему контроля. Вот какие способы можно использовать:
- нанять охранника;
- поставить камеры;
- следить за списанием;
- раз в месяц проводить инвентаризацию;
- организовать рабочие чаты;
- внедрить чек-листы.
Охранник следит за тем, чтобы сотрудники не заносили в заведение ничего лишнего и не выносили собственность кафе, в частности продукты. А ещё помогает выводить из заведения гостей, которые угрожают жизни и здоровью окружающих, например нетрезвых или агрессивных.
Стоит ли нанимать охрану, каждый предприниматель решает сам. Кто-то считает, что с ней спокойнее. А кто-то убежден, что такой надзор только подрывает доверие в коллективе.
«Я считаю, что нужно доверять своим сотрудникам. А охранник, который проверяет вещи на выходе и входе, сразу показывает работникам, что вы им не доверяете.
Ещё больше подрывает доверие, когда сам управляющий или менеджер проверяет вещи сотрудников на выходе».
Магомед Костоев.
Если решите работать с охранником, рекомендуем обратиться в специальное охранное агентство.
«Важно следить за тем, чтобы сотрудники не вступили в сговор с охранником. Если ваши подчинённые хвалят охранника, присмотритесь. Возможно, у них появились какие-то договорённости».
Евгения Махнева.
Камеры позволяют следить, как выполняются стандарты приготовления блюд и полуфабрикатов. Обычно их ставят так, чтобы просматривались:
- Вход в заведение: и основной, и служебный.
- Зона бара. На камере должно быть видно, что пробивает бармен или бариста и что отдаёт гостю.
- Производственные помещения, например кухня. Обязательно на камеру должна попадать зона выдачи блюд.
- Склад. Можно не ставить камеру в самом помещении склада, но на камеру должен попадать вход на склад.
Если у вас есть охранник, одна из его задач — просматривать записи с камер в реальном времени. Если охранника нет, просматривать записи может собственник или управляющий.
«Обычно я смотрю записи с камер в двух случаях: когда что-то произошло и в рамках профилактики. Достаточно изредка просматривать записи и разбирать происшествия с сотрудниками, чтобы они понимали, что есть контроль».
Евгения Махнева.
Если вы доверяете сотрудникам и считаете, что им не нужен гиперконтроль, достаточно установить камеры в кухне и баре — чтобы было видно, как готовятся блюда.
«Мы считаем, что камеры нужны только для того, чтобы смотреть, как выполняются стандарты приготовления блюд. Но никак не для того, чтобы смотреть, чем занимаются сотрудники и не воруют ли они».
Ирина Ковбаса.
Списанием продуктов занимается бармен, бариста или повар. Он отмечает в течение дня на листке, что, в каком количестве и почему списали. А бухгалтер, менеджер, управляющий или старший на смене вечером заносит эти данные в учётную программу.
«Рекомендую проводить списание продуктов каждый день. Если делать это реже, сотрудники могут подгонять данные перед инвентаризацией. У меня, например, были случаи, когда перед инвентаризацией резко повышались списания на питание сотрудников».
Евгения Махнева.
Можно настроить процесс так, чтобы сотрудники сами вносили списание в учётную систему, а старший на смене это подтверждал.
Инвентаризация — это подсчёт остатков и сверка этого показателя с тем, сколько должно было остаться. Обычно инвентаризацию проводит бухгалтер, чтобы понимать, что никто не списывает товары просто так.
Если упростить, инвентаризация происходит так: считают остатки продуктов, заносят данные в учётную программу, а программа показывает, где есть неточности. Это повод пересчитать количество остатков. Если после пересчёта данные не изменились, нужно разбираться в ситуации.
Обычно инвентаризацию проводят раз в месяц, но эксперты рекомендуют проводить её чаще, например раз в неделю.
«Еженедельно нужно замерять те продукты, которые генерят основную часть вашего дохода из группы А по АВС-анализу. Например, если основа вашего меню пицца — инвентаризируйте ежедневно муку, сыр, томатный соус и основные топинги. Если у вас кофейня, замеряйте остатки кофе».
Ирина Ковбаса.
Вот бесплатный гайд по ABC-анализу. Внутри — готовая таблица, которая посчитает всё за вас. Останется внести названия блюд и суммы, которые они вам приносят.
таблицу, которая сама всё считает.
Рабочие чаты нужны, чтобы постоянно быть на связи с сотрудниками и оперативно решать все возникающие вопросы.
«У нас много разных чатов. Для разных ситуаций — отдельный чат. Например, есть чат, где только официанты, есть чат для обсуждения технических вопросов, есть для закупок. Это удобно.
В начале работы сотрудники могут быть недовольны таким количеством чатов. Надо объяснить им, для чего это было сделано, и предложить им поработать в такой системе какое-то время. Обычно все вскоре соглашаются, что это удобно».
Евгения Махнева.
В рабочем чате можно отслеживать, во сколько сотрудник открыл заведение, и если он не пишет ничего, быстро сориентироваться и узнать у него, что случилось. Возможно, он проспал.
Чек-листы позволяют отслеживать открытия и закрытия смены, переучёты, пересменки, генеральную уборку, замеры температуры холодильников, журналы фритюрных жиров и другие процессы.
Чек-листы можно вести как в бумажном виде, так и в электронном. Есть специальные сервисы в виде приложений для мобильного аудита, контроля качества обслуживания и соответствия стандартам в кафе. Например, Service Inspector. В программе вам будут приходить отчёты с фото и комментариями от персонала. Там же можно вести статистику по проблемам и «узким местам».
Если не хотите пользоваться специальными программами, можно работать с чек-листами в гугл-документах.
