Правильная закупка оборудования и продуктов при открытии кафе

Перечень необходимого оборудования и продуктов для кафе

Прежде чем закупать оборудование и продукты, надо определиться, что именно вы будете готовить в кафе, то есть разработать меню — желательно вместе с шеф-поваром.

На основе меню можно сориентироваться, что понадобится дальше.

Как закупить всё необходимое для открытия кафе

Что вы узнаете в этом гайде:

  1. Как проработать итоговое меню.
  2. Зачем нужен шеф-повар.
  3. Какое оборудование нужно купить и как это сделать.
  4. На что смотреть при заказе текстиля.
  5. Какие хозтовары нужны для кафе.
  6. Как выбрать поставщика продуктов.
  7. Как рассчитать объём закупки продуктов.

Дорабатываем меню

На стадии разработки концепции мы оценили, что примерно хотим видеть в меню. Теперь нужно его детально проработать. Можно самому заняться разработкой меню и только при необходимости консультироваться с шеф-поваром, а можно полностью делегировать это шефу.

«Я рекомендую разработать меню самому. Так предприниматель сможет его „прожить“ и привнести свои идеи. А для нанятых шеф-поваров разработка — стандартизированная задача, вряд ли они так вложат в него душу, как мог бы это сделать сам владелец кафе».

Магомед Костоев, Former CEO заведения «Донер 42»

Даже если собираетесь составлять меню самостоятельно, рекомендуем согласовать итог с профессионалом. Это поможет избежать лишних трат и ошибок — даже если у предпринимателя есть свои отличные рецепты, он может неверно рассчитать экономику и медленно разоряться на списание.

Прежде чем идти к шеф-повару, предпринимателю нужно погрузиться в концепцию своего заведения: посмотреть видео, почитать книги, собрать собственные представления о кухне. Это поможет не отклоняться от изначальной задумки.

Если хотите полностью переложить работу над меню на шеф-повара, нужно описать ему концепцию, а специалист сам придумает разделы меню и блюда — останется только согласовать. Постановка меню у опытного профессионала стоит от 250 000 ₽.

Вот на что стоит обратить внимание при составлении меню, чтобы с ним было выгодно работать.

Присмотреться к монопродуктовой концепции. Монопродуктовая концепция — значит, что меню состоит из блюд одного типа. Это может быть пиццерия, салатерия или фалафельная. Количество ингредиентов влияет на скорость подачи, частоту закупок, количество оборудования, так что чем меньше ингредиентов будет в меню, тем проще будет их закупать и хранить.

Составить товарно-сырьевую матрицу. Это таблица, в которой по горизонтали перечислены все блюда меню, а по вертикали — все ингредиенты, которые нужно будет закупать в кафе для разных блюд. Выберите ингредиент и проставьте галочки под названиями блюд, в которые он входит.

Пример товарно-сырьевой матрицы
В нашем примере видим, что яблоки, яйца и капуста используются только в одном салате, а другие ингредиенты — в нескольких.

Такую проверку нужно будет сделать для каждого ингредиента и посчитать, сколько галочек получилось у каждого. Станет понятно, какие продукты входят в большее количество блюд, а какие — в одно или пару. Возможно, стоит убрать из меню блюда с редкими составляющими или изменить в них ингредиенты.

«Не обязательно сразу отказываться от редкого ингредиента. Например, если каперсы входят в одну пиццу, не бойтесь экспериментировать, запустите пиццу и посмотрите, как она будет продаваться. Если оборачиваемость каперсов будет высокой, то есть они не будут списываться и портиться, возможно, нет смысла выводить их из меню.

В Донер 42 было 4 донера и все ингредиенты, кроме курицы и лаваша, были уникальными. Концепция была в том, чтобы гости понимали разницу. Когда блюда всего 4, такой вариант подходит. Но если мы говорим про пиццерию с 40 вариантами пицц, часть из них, скорее всего, будет похожей друг на друга и отличаться только парой ингредиентов или соусами».

Ирина Ковбаса, Former COO в «Донер 42»

Когда список блюд готов, шеф-повар должен их приготовить, попробовать, презентовать собственнику и контрольной группе, например друзьям и приглашённым поварам, и по необходимости доработать.

Важно, чтобы шеф-повар для презентации готовил из тех же продуктов, которые потом можно будет закупать для кафе. Иначе может получиться, что он приготовит салат с помидорами по 600 ₽ за килограмм, которые совершенно не вписываются в бюджет. И без них блюдо будет совсем не таким.

Ставим задачи шеф-повару

Шеф-повар поможет не только с разработкой меню. Он рассчитает и оптимизирует себестоимость блюд, подберёт поставщиков, обучит персонал, поэтому, если бюджет позволяет нанять шеф-повара, сделайте это.

Можете пригласить шефа на время и делегировать ему самые важные задачи, с которыми трудно справиться без опыта в общепите:

  • составление карты технологического процесса;
  • подготовку списка закупки;
  • расчёт себестоимости блюд;
  • обучение персонала.

Составить карту технологического процесса. Для каждого блюда шеф-повар должен составить карту технологического процесса — то есть прописать, как, из чего и в какой посуде его готовить. Настолько подробно, чтобы любой человек мог повторить эти действия.

Например, шеф-повар составляет рецепт теста для пиццы. В список того, что нужно для теста, должны войти не только сами продукты, но и всё остальное, что понадобится для его приготовления.

Вот что должно быть указано в карте:

  • ингредиенты: мука, соль, дрожжи, вода, сахар;
  • инвентарь для приготовления: гастроемкость, крышка, ситечко, скребок, градусник, стол с бортами, нож, доска;
  • оборудование: мукопросеиватель, тестомес, весы;
  • где и как хранится: холодильник с температурой +1… +4 °C, в гастроемкости с крышкой.

И далее — последовательность действий при приготовлении теста. Буквально, где взять муку, чем и куда её насыпать, на каких весах взвесить.

Чем более подробно расписаны инструкции в технологической карте, тем меньше времени, а значит и денег, уйдёт на обучение поваров и кухонных работников. По хорошей технологической карте каждый человек должен суметь после нескольких попыток приготовить блюдо с тем же вкусом, как у шеф-повара.

Составить списки закупок. Шеф-повар должен составить списки ингредиентов, оборудования и посуды, которые нужны для приготовления блюд из меню — эти перечни уже есть в технологической карте, но для закупок их удобнее вынести в отдельный список. Так вы ничего не забудете и не купите лишнего.

Рассчитать себестоимость. Попросите шеф-повара предоставить расчётный фуд-кост — себестоимость блюда, которая будет вписываться в бюджет кафе. Если кафе будет работать на доставку, нужно добавить paper cost — расходы на упаковку.

Часто про это забывают, но коробка от пиццы может стоить 15 ₽ и составлять 20% от себестоимости. Тогда, возможно, нужно будет пересмотреть рецепт и снизить фуд-кост, чтобы было выгодно работать и на доставку.

Обычно в меню включают «маячковые» блюда — они могут быть не маржинальными, то есть с небольшой разницей между себестоимостью и ценой в меню, но именно ради них в кафе будут приходить гости. Это, например, фирменный десерт и пицца от шефа.

Но всегда должны быть высокомаржинальные блюда — с низкой себестоимостью и высокой ценой продажи. Чаще всего это напитки. За их себестоимостью нужно следить, чтобы продолжать на них зарабатывать.

Обучить персонал. Шеф-повар должен научить персонал готовить блюда из меню. К детальному рецепту каждого блюда рекомендуем приложить видеоинструкции и фотографии, чтобы работникам проще было повторить рецепт.

Пропишите в договоре ответственность шеф-повара. Тогда, если у работников не получается приготовить блюдо, переобучение будет происходить за его счёт — значит, он составил недостаточно подробную и понятную инструкцию.

Когда меню готово и есть списки всего, что понадобится для приготовления, можно приступать к поиску поставщиков и закупкам. Дальше поговорим о том, как выбирать оборудование, посуду, текстиль и продукты.

Покупаем оборудование и посуду

Оборудование может составить до половины расходов на открытие кафе, поэтому важно не купить ничего лишнего и при этом не забыть ничего важного. В этом разделе разберёмся, как определиться с необходимой техникой и посудой и где искать поставщиков.

Составляем список оборудования. В технологической карте уже указано всё, что потребуется повару. На её основе нужно сделать таблицу с пересечениями — такую же, как для товарно-сырьевой матрицы.

Укажите у каждого блюда, на каком столе, оборудовании и в какой посуде его будут готовить и как хранить. Это нужно, чтобы не пришлось закупать дорогостоящее оборудование ради одного блюда или 15 минут работы в день.

Вот какое оборудование обычно нужно общепиту:

  1. Тепловое — для приготовления пищи с тепловой обработкой. Это, например, плиты, грили, духовые печи и конвекционные шкафы. Рекомендуем пользоваться электрическими плитами, потому что на них можно четко контролировать температуру. Точно указать в технологической карте, на сколько градусов повернуть ручку газовой плиты, не получится.
  2. Холодильное и морозильное — для хранения сырья и полуфабрикатов.
  3. Электромеханическое — всё, что смешивает, перетирает, режет, например блендеры или слайсеры.
  4. Нейтральное оборудование — кухонная мебель. Она должна быть из нержавеющей стали, чтобы из-за влажности не появилась коррозия.
  5. Весовое оборудование — его каждый год нужно проверять и калибровать.
  6. Барное оборудование — кофемашины, барная станция.
  7. Моечное оборудование — посудомоечные или стаканомоечные машины.

Если по матрице видно, что блюда готовятся в разном оборудовании одного типа — например, одно в конвектомате, другое в печи, а третье в су-виде, — нужно уточнить у шеф-повара, можно ли готовить их в оборудовании одного типа. Это поможет сэкономить деньги и пространство на кухне.

Выбираем посуду. Количество посуды может зависеть от оборудования, которое вы выберете, например, если плита будет всего с двумя конфорками, на ней не получится готовить много блюд одновременно, и нет смысла покупать четыре сковородки.

Что понадобится из посуды:

  • кастрюли;
  • сковородки;
  • сотейники;
  • половники;
  • разделочные доски;
  • ножи;
  • щипцы;
  • лопатки.

Как найти поставщика. Мы не рекомендуем пользоваться бытовым оборудованием — например, обычным блендером или соковыжималкой. Это плохой способ экономии. Такие приборы не рассчитаны на то, чтобы работать целый день, могут быстро выйти из строя или даже ударить током работников — неизвестно, как они поведут себя при такой нагрузке. Для кафе выбирайте только профессиональную технику.

Бывает, что кафе открываются и вскоре закрываются, поэтому на вторичном рынке много б/у оборудования, которое практически не работало. На нём можно сэкономить, но мы советуем не брать его с рук: в таком случае на оборудование нет гарантий, а если оно неправильно эксплуатировалось, может сломаться за три дня, и вы не вернёте деньги.

Есть компании, которые специализируются на продаже б/у оборудования. Они скупают его, проверяют, а при перепродаже дают гарантию и занимаются обслуживанием так, как если бы вы купили новое. Если решите взять подержанную технику — обращайтесь к ним.

Если хотите купить новое оборудование, нужно официально ввести его в эксплуатацию так, чтобы начала работать гарантия. Это может сделать сама компания-поставщик или её партнеры.

В любом случае и для нового, и для б/у оборудования нужно подписать договор обслуживания, в котором будет прописано, например, что ваши холодильники будут прочищать от пыли, в них будут проверять уровень фреона или правильность температуры — и как часто это нужно делать.

Поставщиков можно найти в интернете или на профессиональных выставках, например на ежегодной выставке «Пир». Большинство производителей работает через дистрибьюторов, которые предоставляют гарантию и договор обслуживания. С ними безопасно сотрудничать и можно договориться о скидке, рассрочке или лизинге.

Сравните цены, гарантийные условия, обслуживание, стоимость ремонта и скорость реагирования на обращение в случае поломки. О том, как быстро поставщик реагирует на обращения, можно поспрашивать в чатах сферы общепита и прописать срок в договоре.

«Выбирали кофемашину между производителями Franke и WMF и собирали обратную связь от коллег по цеху, которые ими пользовались. Franke очень выносливая, но если она поломается, надо по два-три дня ждать ремонтника, а стоимость замены элементов доходит до половины стоимости кофемашины.

WMF может выходить из строя чаще, но ремонтники приезжают в течение трёх часов, и стоимость деталей на порядок меньше — получается выгоднее».

Ирина Ковбаса, Former COO в «Донер 42»

Покупаем текстиль для кафе

Часто для сервировки стола используют текстиль, чтобы сделать подачу более эстетичной, а не просто положить на стол ложку и тарелку.

Что из текстиля нужно чаще всего:

  • конверты для для столовых приборов. На два отделения — для вилки и ложки — для кофеен, где нож обычно не требуется. И на три отделения для заведения ресторанного типа, где предполагается что-то есть с помощью ножа и вилки;
  • дорожки — ткань, которая не полностью покрывает стол, менее формальный вариант скатерти;
  • классические скатерти — обычно используют в ресторанах;
  • текстильные салфетки — в тон дорожки.

Текстиль для кафе можно найти на тех же выставках для сферы общепита или даже просто купить на маркетплейсе. Можно попробовать заказать тестовые образы на маркетплейсе, а потом обратиться к самому поставщику и заказать индивидуальный пошив.

Разберём, на что обратить внимание при выборе и заказе текстиля.

Ткань. Отличный материал для текстиля — рогожка, она напоминает лён и смотрится естественно. Не обязательно использовать только натуральные материалы, текстиль из полиэстера бывает очень качественным, он легче отстирывается, меньше мнётся и более прочный.

Плотность ткани. Если текстиль стоит значительно дешевле, чем у конкурентов, возможно, дело в плотности. Если плотность меньше, в реальности ткань будет смотреться хуже и будет менее приятной на ощупь. Плотность измеряется в граммах на квадратный метр или в нитях на дюйм. Желательно, чтобы плотность была больше 100-110 граммов на метр.

Сроки пошива. Текстиль для кафе шьётся недолго, но лучше сделать заказ не меньше чем за две недели до открытия. Когда производитель называет срок в две недели, нужно уточнить — это со дня заказа или, например, с момента, когда они получат материал.

Качество пошива. Нужно проверить, нет ли брака, ровные ли отрезы и швы.

«Один заказчик обратился к нам после пошива на другом производстве. Они заказывали шторы, там нужно было накроить просто прямую линию. Но она шла волной. Заказчик попросил, чтобы мы всё перешили. Даже несложный на первый взгляд заказ может быть с браком».

Анастасия Павлова, владелица швейного производства LeoHome

Количество — с запасом. Текстиль лучше заказывать с двойным запасом — например, на 10 посадочных мест можно заказать 20 конвертов и 20 дорожек.

Выбираем текстиль для кафе

Конверт из рогожки с тремя отделениями — можно заказать один пробный образец на маркетплейсе и оценить качество, а потом обратиться к поставщику и попросить пошить конверты нужного вам цвета.

Покупаем хозтовары

Чтобы сориентироваться, какие хозяйственные товары понадобятся, надо буквально составить сценарий дня в кафе и для каждого шага от открытия до закрытия прописать, что тут придется помыть или чем ещё воспользоваться.

Например так:

  1. Утро. Кафе находится на солнечной стороне, и первым делом нужно помыть окна, чтобы свет проникал внутрь. Что для этого нужно: ведро, тряпка, швабра.
  2. Бариста приходит в зону с кофемашиной, нужно протереть поверхности и сменить фильтр для воды. Что для этого нужно: перчатки, средство и тряпка для протирки, мусорное ведро.

Так нужно описать весь день и составить перечень хозтоваров. Скорее всего, в него войдут эти вещи:

  • средства для мытья посуды;
  • средства для уборки;
  • средства для мытья окон;
  • тряпки;
  • швабры;
  • мусорные ведра;
  • мешки для мусора;
  • средства против жира;.
  • туалетная бумага;
  • бумажные полотенца.

Если пока не знаете, из чего складывается рабочий день в кафе, можно на несколько дней устроиться в крупную сеть, например в Бургер Кинг. Обычно такие сети строго придерживаются санитарных норм, и у них можно подсмотреть, что ещё может понадобиться.

По СанПиН в общепите нельзя пользоваться обычными бытовыми средствами для посуды. То есть не получится просто купить Fairy и губки в ближайшем магазине. Нужны профессиональные средства с прописанной дозировкой и сертификатами безопасности.

Выбираем профессиональные средства для мытья посуды
Средство разрешено для общепита, пищевой промышленности и детских учреждений.

Крупные поставщики могут предоставлять стартовые наборы профессиональных средств, например в такие наборы входят средства для мытья стёкол и зеркал, очистки грилей, удаления жира, уборки помещений, мытья поверхностей и дезинфицирующей обработки рук.

Найти специализированных поставщиков хозтоваров можно на профессиональных выставках или в интернете. Проверьте, что у средств есть сертификаты Роспотребнадзора.

Ищем поставщиков продуктов

Где можно найти поставщиков:

  1. На выставках, связанных с темой общепита. Например, в выставке «Пир» участвуют поставщики оборудования, посуды, формы, текстиля, продуктов, упаковки.
  2. В интернете. Например, вбить в поиске «Рыба город Москва» и пойти по выдаче: запросить прайс-листы и сравнить варианты.
  3. На рынках, обычных или оптовых.
  4. На улицах города. Можно обратить внимание на грузовики с надписью «Рыба» или «Хлеб», которые стоят рядом с магазинами, и смотреть, от какой они компании.
  5. У чёрного входа любимого ресторана — дождаться завоза и спросить у руководителя контакты, как связаться с поставщиком.

Лучше найти несколько поставщиков и даже магазинов, где продаются нужные продукты, чтобы всегда были запасные варианты. В идеале должны быть прописаны план А, Б и В. А — основной поставщик, Б — дополнительные, на случай, если что-то случилось. В — запасной план, на случай, если никто ничего не привез, а ингредиенты нужны срочно. Например, планом В будет купить ингредиент в ближайшем METRO или на рынке.

Есть несколько способов обезопасить себя на случай брака или повышения цен.

Работать по договору. Покупать продукты по безналичному расчёту и через ЭДО может быть чуть дороже, чем покупать у самозанятых с рынка, зато у продуктов будут все сертификаты безопасности и их можно будет вернуть, если они не соответствуют заявленному качеству.

Контролировать цены. Цены на продукты постоянно меняются из-за сезонности или экономической ситуации. Некоторые поставщики меняют прайсы в определённый день недели, например в Москве поставщики овощей обновляют цены каждый четверг. Каким-то поставщикам нужно звонить перед закупкой и спрашивать, какая сегодня стоимость.

Можно воспользоваться программами-агрегаторами, которые интегрируют в учётные системы общепита. В них можно прописывать свой запрос, например «100 кг курицы», а программа будет мониторить поставщиков и присылать разные варианты с актуальной на сегодня ценой.

Идеальный вариант — зафиксировать цены на какое-то время. Крупные сети кафе могут зафиксировать цены на год, но когда у начинающего предпринимателя небольшие объёмы закупок, поставщику невыгодно предлагать ему такие условия.

Вести управленческий учёт каждый день. Управленческий учёт — это анализ всех финансовых показателей компании. К финансовым показателям относятся, например, выручка, средний чек, количество заказов, количество блюд в чеке. Его нужно вести ежедневно, чтобы сразу же отслеживать динамику, в том числе изменение в себестоимости продукта. Если просто смотреть на отчётность, которую бухгалтер подготовит после окончания периода, может получиться, что кафе уже месяц работает в убыток с невыгодной себестоимостью товаров.

Если вы видите, что себестоимость выросла, нужно начинать переговоры с поставщиком или искать нового, а может быть, что-то поменять в меню.

Следить, чтобы товар не менялся. Товар должен быть точно таким же, по которому шеф-повар рассчитывал себестоимость блюд и расход ингредиентов. Иначе, если завезут помидоры другого сорта, из них будет вытекать больше сока — и расход вырастет.

Постарайтесь прописать в договоре с поставщиком все характеристики товара — буквально какого размера помидоры и с какой толщиной кожицы.

Как рассчитать объём для закупки

Объём закупки зависит от того, как часто поставщик может привозить продукты. Если он готов поставлять товары ежедневно, можно закупать свежие продукты каждый день. Но если место для хранения в кафе позволяет, лучше закупить продуктов на три дня.

Чтобы посчитать, сколько продуктов понадобится на трое суток, нужно вернуться к бизнес-плану, который вы составляли при разработке концепции, и оценить, сколько человек будет заходить в день, каким будет средний чек и какая будет выручка за сутки.

Например, предприниматель рассчитывает на выручку 50 000 ₽ в день. По его предположениям, она распределится так:

  • 50% — продажи капучино, это примерно 100 чашек;
  • 30% — продажи десертов;
  • 20% — продажи лимонадов.

Теперь нужно посчитать расход продуктов на такой объём за три дня. Например, оценить, сколько молока понадобится на 100 чашек капучино, и умножить это значение на три.

Составить стабильный план закупок и по нему каждый раз закупаться невозможно. Спрос может отличаться от прогнозов предпринимателя, поэтому список продуктов и объём закупки нужно будет корректировать. К примеру, зимой капучино будет продаваться не по 100, а по 150 чашек в день, но лимонады покупать перестанут.

Чтобы знать, как на самом деле расходуются продукты, нужно ежедневно отслеживать остатки и делать ревизии. Удобно делать это с помощью учётной системы для общепита, например Quick Resto, Presto или iiko. Система может подсказать остатки как раз с учётом продаж за последние несколько дней.

Поставьте свою оценку!
( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Схемы заработка и слив курсов
Добавить комментарий