Как открыть бар — пошаговый план

Пройдёмся по пунктам, которые должны быть готовы к дню открытия бара/кафе. Этот чек-лист адаптивный, какие-то пункты вы можете добавить или убрать. Мы не включили действия, которые должны выполняться ежедневно перед открытием смены. Здесь — ключевые моменты перед стартом.

Шаг 1. Проверяем, все ли документы для ведения деятельности есть в наличии

Регистрация бизнеса:

• Лист записи Единого госреестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) или юридических лиц (ЕГРЮЛ).
• Свидетельство о постановке на учёт в налоговой.
• Устав организации (только для юридических лиц, ИП Устав не нужен).
• Уведомление в Роспотребнадзор о начале деятельности. Два заполненных бланка можно принести в территориальное отделение Роспотребнадзора, направить их заказным письмом с уведомлением о получении или подать через Госуслуги.

Регистрация кассы и открытие расчётного счёта:

• Договор с оператором фискальных данных (ОФД).Через ОФД в налоговую передаётся вся информация о чеках, пробитых на кассе.
• Карточка регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ).
• Её получают в налоговой, заявление на регистрацию ККТ можно подать через личный кабинет на сайте ФНС или принести в налоговую на бумаге.
• Договор на открытие расчётного счёта.
• Приказ о лимите кассовой наличности.
• Договор на инкассацию кассовой наличности, если вы решили инкассировать деньги в банк.

Санитарные документы:

• Договор на вывоз пищевых отходов и бытового мусора.
• Договор на дезинсекцию.
• Договор на утилизацию люминесцентных ламп.
• Программа производственного контроля за соблюдением санитарных норм. Заказать можно у лицензированных фирм.

Обязательные журналы по СанПиН:

• Гигиенический журнал (журнал здоровья + журнал осмотра рук и открытых частей тела на наличие гнойничковых заболеваний).
• Журнал учёта использования фритюрных жиров (ведётся при наличии таковых).
• Журнал учёта температурного режима холодильного оборудования.
• Журнал проведения генеральных уборок.
• Журнал «Входной контроль сырья».
• Бракеражный журнал осмотра и описи состояния сырья. Необязательный, но рекомендуемый для всех заведений.

Пожарная безопасность:

• Договор на обслуживание пожарных систем + лицензия обслуживающей организации.
• Журнал по проверке и обслуживанию пожарных систем.
• Паспорта и сертификаты на огнетушители.
• Журнал учёта средств пожаротушения.
• Журнал о поверке и перезарядке огнетушителей.
• Акт проверки дымоходов/вентиляции.
• Договор на установку и обслуживание вентиляции.
• Инструкция о порядке действий при пожаре.
• Приказ о назначении ответственного за противопожарную безопасность и его свидетельство о прохождении обучения.
• Приказ о назначении ответственны: за газовое хозяйство, если используется газ.
• Журнал противопожарного инструктажа.
• Журнал ежедневного обхода помещений перед закрытием.
• Разрешение ГУГПС МЧС РФ.

Аренда помещения:

• Договор аренды помещения.

Важный момент: бар нельзя открыть в любом помещении, нужно соблюсти ряд условий. Например, лицензию на продажу алкогольных напитков не дают заведениям, если они расположены вблизи медицински организаций или образовательных учреждений.

А площадь помещения бара должно быть не меньше 50 м2 для заведений в городской черте и 25 м2 — для сельской местности (ст. 16 закона №171-ФЗ), исключение — если бар продаёт пиво, пивные напитки, сидр, пуаре, медовуху.

Перед тем, как подписать договор аренды, обратите внимание на следующие моменты:

• качество коммунальных услуг, состояние коммуникаций;
• площадь помещения;
• удобство подъезда и подхода к заведению;
• какие события в договоре признаются форс-мажором;
• компенсирует ли арендодатель вам расходы по неотделимым улучшениям помещения, которые вы сделали при ремонте;
• какие условия прекращения договора — вы должны иметь возможность выйти из договора без значительных убытков и сложностей.

Поставщики:

• Договоры поставки.
• Сертификаты соответствия на продукты (берём у поставщиков).

Производство напитков и блюд, продажа алкоголя:

• Лицензия на розничную продажу крепкого алкоголя. Без лицензии можно продавать слабоалкогольную продукцию: пиво,пивные напитки, сидр, медовуху, пуаре.
• Технико-технологические карты на все напитки ,блюда и десерты.
• Расчёт калорийности на все напитки и блюда. Важно: для расчёта КБЖУ не подойдут калькуляторы из интернета — им нельзя доверять. Расчёт надо делать самостоятельно или использовать программы автоматизации для ресторанной сферы.
• Калькуляционные карточки на каждое блюдо и напиток. Эти карточки не проверяет налоговая и Роспотребнадзор, но они неободимы для расчёта себестоимости и цены блюда.

Шаг 2. Регистрация на сервисах государственного контроля и в системе «Честный ЗНАК»

Регистрация в сервисах государственного контроля:

• ЕГАИС—система, в которой надо зарегистрироваться заведениям, чтобы иметь возможность продавать алкоголь.
• Меркурий. Через эту систему должны проходить все ветеринарные справки на продукты животного происхождения, которые вы получаете от поставщиков: мясо,рыба и морепродукты, молочные продукты, яйца, мёд, готовые изделия из мяса, рыбы и т.д.
• «Честный ЗНАК». Маркировка молочной продукции и питьевой воды в упаковке.

Шаг 3. Проверяем готовность оборудования

Проверка работоспособности оборудования и мебели:

• Барная станция.
• Барный инвентарь (шейкер,ложка,смесительный стакан, джиггеры, стопперы, гейзеры, трубочки, салфетки, стрейнеры, айс-бак, совок, риммер, нож-сомелье, разделочные доски, ножи).
• Посуда для зала.
• Шкафы для посуды и мелкого оборудования.
• Витрина (стеллажи для бутылок).
• Склад (стеллажи и барометр).
• Оборудование для приготовления блюд (при наличии кухни).
• Холодильник.
• Морозильная камера.
• Генератор льда.
• Дробилка для льда.
• Блендер.
• Кофемашина.
• Мебель для зала.
• Кассовый аппарат.
• Резиновые ковры на пол.
• Система оповещения пожара.
• Оборудование для тушения огня.
• Музыкальное оборудование.
• Вентиляция и кондиционирование. В зале комфортная температура.
• Интернет.
• Видеонаблюдение: все камеры в рабочем состоянии, ведётся запись, есть удалённый доступ к системе.

Готовность кассы к приёму и инкассации денежных средств:

• Онлайн-касса настроена для работы, в ней указаны необходимые сведения о юрлице или ИП, система налогообложения и т.д.
• Источник бесперебойного питания.
• Исправные кассовые аппараты.
• Лотки для денег.
• Кассовый принтер для фискальных чеков.
• Терминал для оплаты картами.
• Сейф-пакеты для инкассации. Служба инкассации может работать с сейф-пакетами или с холщовыми инкассаторскими сумками. Когда будете подписывать договор, узнайте, с чем работает ваш банк. Пакеты обычно нужно покупать самостоятельно, холщовые сумки возят с собой инкассаторы.

Шаг 4. Проверяем ассортимент, склад и наличие расходных материалов

Ассортимент:

• Линейка напитков в зависимости от концепции бара (коктейль-бар, пивной бар, бар с настойками и т.д.).
• Основные блюда и закуски (как мясные, так и для вегетарианцев).
• Бесплатная фильтрованная вода.
• Чай.
• Кофе.
• Соки.
• Холодные напитки.
• Бутилированная вода.

Склад и расходные материалы:

• Продукты и алкоголь в нужном количестве на складе или запланированы даты поставок.
• Закуплены салфетки и полотенца, бытовая химия и дезинфицирующие средства.
• Есть все необходимые ёмкости, упаковка, пакеты для продажи на вынос.

Шаг 5. Проверяем входную группу и зал для гостей

Входная группа:

• Прилегающая территория благоустроена, имеет привлекательный вид.
• Вывеска с названием.
• Табличка (наклейка) с указанием юридического адреса и часов работы.
• Табличка «Открыто/Закрыто».
• Наклейка для владельцев животных, если заведение дог-френдли.
• Штендеры на входе.
• QR-код, который ведёт в соцсети кофейни или в электронное меню.

Зал для гостей:

• Wi-Fi в зале работает.
• Схема эвакуации при пожаре.
• Огнетушители.
• Все эвакуационные выходы и двери свободны для доступа, не заперты и работают исправно.
• В наличии — аптечка первой помощи.
• Наклейки о принятии банковских карт, QR-коды для скачивания приложения для гостей.
• Заключены договоры на официальное использование музыки и видео в зале.

Шаг 6. Проверяем готовность персонала к работе

Команда:

• Бармены
• Официанты для обслуживания зала.
• Шеф-повар.
• Помощники шеф-повара.
• Кассир (эту роль могут выполнять бармены или официанты).
• Уборщик.
• Администратор.
• Охранник.
• Управляющий.
• Бухгалтер.
• SMM-специалист.

Документы:

• Личные дела сотрудников укомплектованы в соответствии с требованиями.
• Медицинские книжки — на всех сотрудников.
• Штатное расписание на персонал. Скачать шаблон.

Униформа и снабжение сотрудников:

• В наличии достаточное количество комплектов униформы (2компектанасотрудникаизапас—20%).
• Запас масок и перчаток на всех сотрудников (когда этого требует эпидемиологическая ситуация и предписания законодательства).
• Достаточное количество брендированных бейджей.

Обучение:

• Проведено обучение менеджерского состава.
• Проведено обучение барменов, официантов, поваров, уборщиц.
• Проведено общее собрание, обсуждены и даны ответы на все вопросы.

Информация для сотрудников:

• Готовы чек-листы «Открытие смены», «Закрытие смены» и другие, которые необходимы в работе.
• Сотрудникам выданы инструкции, как проводить инкассацию.
• На стенде для сотрудников имеется информация о стандартах униформы для персонала с цветными фото.
• Правила соблюдения личной гигиены для персонала вывешены в раздевалках, душевых и туалетах.

Шаг 7. Проверяем готовность к маркетинговым активностям

Позиционирование и стратегия продвижения:

• Описана стратегия и целевая аудитория проекта, маркетинговые персоны.
• Обозначено уникальное торговое предложение (УТП) и позиционирование.
• Проработана карта пути гостя — Customer Journey Map (CJM).
• Проанализированы основные конкуренты (прямые и косвенные).
• Определена основная идея тональности коммуникации (tone of voice) в социальных сетях и на сайте.
• Готов план рекламной активности (в том числе сотрудничество со СМИ).
• Разработан фирменный стиль (как минимум, есть логотип, фирменные шрифты и цвета, паттерны,фактуры и бэкграунды).
• Готов сайт заведения или запланирован его запуск.
• Разработано мобильное приложение для гостей или поставлена задача по его разработке.

Соцсети и картографические сервисы:

• В соцсетях заполнена вся необходимая информация: есть посты об открытии бара, информация о меню, адресе, режиме работы, акциях, бонусной программе, фото блюд и интерьера.
• Информация о баре размещена на картографических сервисах (карты Яндекса, Google, 2ГИС).
• Настроена таргетированная реклама.
• Есть договорённость с блогерами о размещении постов про бар.

Офлайн-готовность:

• Наняты фотограф/видеограф для съёмки открытия первого дня или среди сотрудников найден ответственный, кто будет снимать на телефон.
• Навигационные консоли/ стрелки размещены в оживлённых местах, визуально доступны.

Шаг 8. Автоматизация бизнес-процессов

Установка и стартовые настройки:

• Вы установили систему учёта и автоматизации процессов, которая интегрирована с кассовым терминалом.
• Добавили техкарты и настроили списание продуктов.
• Подключили кассовый терминал и ограничили доступ персонала к определённым операциям.
• Настроили отчётность для аналитики продаж и планирования выручки.

Работа с гостями:

• Настроили в системе программы лояльности и акции.
• Организовали сбор базы гостей в системе автоматизации.
• Гости могут скачать мобильное приложение вашего заведения (ссылка на скачивание размещена всоцсетях, QR-коды размещены у кассы, в меню, на тейбл-тентах, в трафиковых зонах на территории бара).

Шаг 9. Генеральная уборка

• Проведена генеральная уборка.
• Все расходные материалы и инструменты для уборки закуплены. В рабочем состоянии и хранятся чистыми (мопы, тряпки, ветошь, ведра, швабры, меты, совки).
• Химические средства дя уборки промаркированы.
• Утверждённая программа уборки доступна для ознакомления.
• В наличии табличка «Мокрые полы» (выставляется при мытье полов).