Как ИП работать с исполнителями: сотрудниками, подрядчиками, самозанятыми

В этом уроке поговорим о том, кого лучше нанять в штат, а с кем работать как-то иначе.

Что вы узнаете:

• Как оформить трудовые и гражданско-правовые отношения с людьми, которых вы хотите нанять.
• Чем различаются рабочие отношения с сотрудниками, подрядчиками и самозанятыми.
• Когда нужен трудовой договор, а когда — гражданско-правовой.

Как оформить рабочие отношения

Кажется, можно просто нанять всех необходимых сотрудников в штат, по трудовому договору. Но по трудовому договору у ИП как у работодателя появляется много ответственности и обязательств: надо будет платить налоги и страховые взносы с зарплаты, больничные, отпускные, а ещё сдавать много отчётности. Кроме того, по трудовому договору сложно уволить сотрудника без его желания. Да и даже наказать за какой-то проступок — целая проблема.

Для оформления рабочих отношений, с исполнителями можно заключить договор ГПХ, а для некоторых задач — нанять агентство и заключить с ними договор как с подрядчиками.

Трудовой договор — для постоянной работы

График работы, ежемесячная зарплата, рабочее место для исполнителя — всё это признаки трудовых отношений. И по закону, если такие признаки есть, то с сотрудниками надо заключать трудовой договор — никакой другой договор не подойдёт.

Пример.

Повар будет находиться на кухне постоянно, чтобы готовить клиентам обеды. У него будет график работы, оборудованное рабочее место, фиксированная ежемесячная зарплата.

Трудовой договор — соглашение между работником и работодателем. По нему работодатель обязан обеспечить сотруднику все необходимые условия труда и выплачивать зарплату, а работник — выполнять свои обязанности и соблюдать правила компании.

По закону в трудовом договоре обязательно должны быть прописаны следующие условия:

• полное имя ИП и населенный пункт регистрации;
• трудовая функция;
• дата начала работы;
• условия труда и оплаты;
• характер и график работы;
• гарантии и компенсации;
• условия об обязательном страховании.

Администратор тоже будет оформлен по трудовому договору, потому что он будет работать по графику, принимать заказы на своём рабочем месте в офисе по телефону и через сайт.

Плюсы трудового договора	Минусы трудового договора
У сотрудника постоянный график работы, процесс работы легко контролировать.	Нельзя уволить сотрудника без веской причины или его желания.
Сотрудник должен выполнять свои должностные обязанности, придерживаться правил, принятых в компании.	Надо предоставлять все соц. гарантии: отпуск, больничные, декрет; оборудовать рабочее место сотруднику. Если сотрудник заболел, его нельзя уволить. Сколько бы он ни болел, за ним нужно сохранить его рабочее место.
Сотрудник подчиняется руководству компании.	Нужно платить НДФЛ и страховые взносы.

Договор гражданско-правового характера — для работы, где важен только результат

Основное отличие трудового договора от гражданско-правового — трудовой предполагает, что сотрудник работает по графику, приходит на работу вовремя и посвящает всё свое рабочее время вашему бизнесу.

По договору ГПХ исполнитель отвечает только за результат — где, как и когда он будет работать, вы не можете контролировать. Поэтому если вам не важно, как будет работать человек, а важен только результат его работы — например, вовремя доставленный заказ, — можно выбрать договор ГПХ.

Договор ГПХ выбирают для сотрудников, которые выполняют сдельную работу.

Пример.

Курьер отвёз заказ — работа выполнена. Или заказали дизайнеру сайт — он сдал работу и может быть свободен.

В договоре ГПХ нужно прописать:

• предмет соглашения — какую работу вы поручаете исполнителю;
• сроки — когда он должен её сделать;
• объём работ или услуг — какой объём работы планируется. Если вы будете давать заказы регулярно, как, например, курьерам, можете прописать в договоре, что объём работы будет указан в задании от заказчика;
• стоимость — цена за единицу работы, например за доставленный заказ, или итоговая стоимость за весь проект, если это, например, разработка сайта;
• взаимные права и обязанности: что исполнитель должен заказчику, а заказчик — исполнителю;
• когда работа или услуга считается выполненной — например, курьер доставил заказ в срок;
• как заказчик принимает работу — подписывает акт или отправляет сообщение исполнителю, что всё в порядке;
• что делать, если работа или услуга окажется некачественной, — например, исполнитель заплатит штраф или будет обязан компенсировать ущерб.

Важно, чтобы в договоре ГПХ не было признаков трудовых отношений. Мы уже про них говорили: это фиксированный график, ежемесячная зарплата и оборудованное рабочее место.

По ГПХ работа разовая, выполнил — и всё, больше отношений с этим подрядчиком нет. Вы не можете заставить его приходить на работу в девять, а уходить в шесть, присутствовать на планёрках или составлять регулярные отчёты, которые приняты в компании.

Смотрите разницу:

• если повар приходит на работу каждый день в одно и то же время, готовит все поступающие заказы по рецептам, отвечает за регулярные закупки продуктов — это трудовой договор;
• если вам один раз нужно сделать обслуживание мероприятия и вы нанимаете дополнительного повара только для этого — можно заключить договор ГПХ.

Такие ограничения есть, потому что в целом договор ГПХ выглядит более выгодным для бизнеса. Компании не надо давать таким сотрудникам отпуск, больничные и декрет, а сам договор прекращает действовать после выполнения работы. А ещё его можно прекратить в любой момент: например, мероприятие отменилось, и повар уже не нужен. Можно разорвать договор и ничего не платить. С трудовым так бы не получилось.

Бывает, что компании как бы прикрывают договором ГПХ трудовые отношения. Например, повар ходит каждый день, а в договоре у него написано, что он выполняет разовые заказы. Это рискованный вариант.

В любой момент этот повар может заявить в трудовую инспекцию, придет проверка. Если выяснится, что ваши отношения трудовые, то придется оформить с ним трудовой договор, а ещё заплатить штрафы — от 5000 до 10 000 ₽ для ИП.

Но даже если повар и не думал писать кляузы на предпринимателя, проверка может прийти сама. Например, налоговая устроит проверку по своим делам, а ещё заметит, что компания заключает неправильные договоры. В общем, неприятностей не избежать, лучше с этим не играть.

Плюсы договора ГПХ	Минусы договора ГПХ
Не надо оплачивать отпуск, больничные и декрет.	Надо платить НДФЛ и страховые взносы.
Можно разорвать в любой момент вне зависимости от желания исполнителя.	Нельзя контролировать процесс работы.

Аутсорс — для задач, где хотите делегировать весь процесс

Приведём пример:

Предприниматель планирует нанять специалиста по рекламе. И здесь важно определиться, как будет работать этот специалист.

Если у ИП будут только разовые задачи, можно работать с исполнителем по договору ГПХ. Например, если надо запустить таргет в соцсетях или разработать сайт.

Если сайтом и рекламой нужно заниматься постоянно, можно взять такого сотрудника в штат.

Есть ещё один вариант — вообще не нанимать отдельного человека, а отдать это на аутсорс. То есть поручить эти задачи агентству, которое сделает всё сразу: запустит сайт, настроит рекламу и будет вести соцсети.

Агентство будет само заниматься вашим продвижением и координировать эту работу: привлекать исполнителей, следить за сроками, раздавать задачи, контролировать качество.

Договор с агентством тоже гражданско-правовой, только исполнитель — компания или ИП, а не физлицо. Что указать в договоре между компаниями, мы подробно разбирали в этом уроке. При таком раскладе агентство будет считаться вашим подрядчиком.

По договору с компанией или ИП не надо платить налоги, как по трудовому или гражданскому с физлицом. В этом случае уплату налогов подрядчик берёт на себя.

Плюсы	Минусы
Можно разорвать отношения в любой момент, если работа не сложилась.	Чаще всего стоимость работы агентств выше, чем обычных исполнителей.
Не надо оплачивать отпуск, больничные и декретные.	Нельзя контролировать процесс работы.
Не надо платить НДФЛ и страховые взносы.

Есть ещё вариант работать с фрилансером-ИП или с самозанятым специалистом. С точки зрения закона это тоже аутсорс, с ним тоже можно заключить договор ГПХ.

При работе с ИП всё так же, как с агентством, а при работе с самозанятым надо будет отдельно в договоре прописать его статус.

При работе с подрядчиком предприниматель должен получать от него закрывающие документы — акты о выполненных работах от ИП и чеки от самозанятого. Об этих документах мы рассказывали здесь. Они могут понадобиться для банка или налоговой, чтобы подтвердить, что услуги на самом деле были оказаны.

 

Иногда подрядчики могут пренебрегать этим: говорить «да, потом вышлю чек» — и не высылать. Но предпринимателю необходимо получить эти документы, чтобы быть уверенным, что в случае проверки ему будет что показать налоговой».

Давайте еще раз сравним все варианты:

	Трудовой договор	ГПХ с физлицом	ГПХ с ООО, ИП или самозанятым
Обязанности по договору:	Сотрудник выполняет свои обязанности, соблюдает график работы и правила.	Исполнитель отвечает только за результат, когда, как и где идёт работа — неважно.	Подрядчик отвечает только за результат, когда, как и где идёт работа — неважно.
Контроль работы:	Можно контролировать процесс работы.	Нельзя контролировать процесс.	Нельзя контролировать процесс.
Налоги:	НДФЛ с зарплаты и страховые взносы.	НДФЛ с вознаграждения и страховые взносы.	Подрядчик уплачивает налоги сам.
Риски с правовой точки зрения:	Сотрудник может работать плохо, а уволить его против воли будет сложно.	Если договор признают трудовым, могут выписать штраф.	Надо получать от подрядчика акты или чеки.

Ответы на частые вопросы:

Что нужно указать в договоре с самозанятым?

С самозанятым, как и с физлицом, можно заключить обычный гражданско-правовой договор. Но в него нужно добавить несколько пунктов:

1. Отметить, что исполнитель — самозанятый. Пример формулировки:

«При заключении настоящего Договора Стороны исходили из того, что Исполнитель применяет специальный налоговый режим „Налог на профессиональный доход“».

2. Добавить пункт об ответственности за невыдачу чека. Чек нужен, чтобы отчитаться перед налоговой. Если предприниматель не подтвердит, что исполнитель сам платит налоги, ему могут доначислить НДФЛ и страховые взносы. А ещё придется платить штраф. Пример формулировки в договоре:

«Исполнитель передаёт заказчику чек в течение 3 рабочих дней после оплаты. В случае невыдачи чека исполнитель выплачивает заказчику штраф — 30% от каждой суммы, на которую был выдан чек, в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока выдачи чека».

3. Обязать самозанятого сообщить об изменении статуса. Если вы переведёте человеку оплату, а потом выяснится, что у него уже нет статуса самозанятого, налоговая может выписать штраф. Поэтому вам важно знать, если самозанятый снимется с учёта. Можно написать так:

«В случае снятия исполнителя с учёта в качестве плательщика налога на профессиональный доход он обязуется сообщить об этом заказчику письменно в течение 3 рабочих дней со дня снятия с учёта».

Эти пункты в договоре подстрахуют вас от ошибок самозанятого, которые могут закончиться штрафами от налоговой или трудовой инспекции.

За что отвечает сотрудник, который не работает в штате? Например, если курьер потеряет терминал для оплаты.

Если исполнитель работает по договору ГПХ и при этом пользуется имуществом заказчика, например терминалом для оплаты или мопедом, он несёт за него полную ответственность. По гражданскому кодексу, если он причинит вред имуществу — должен будет возместить убытки.

Если курьер потеряет терминал для оплаты картами, он будет должен полностью возместить предпринимателю его стоимость.

Что будет, если работать с людьми неофициально?

Работать с исполнителем без оформления — всегда риск. Давайте разберёмся, что может пойти не так.

1. Можно получить штрафы и доначисление налогов. Если налоговая или трудовая инспекция выявит, что фактически сотрудник работает, а трудовой договор не заключён, ИП придётся выплатить штраф 10 000—20 000 ₽. А ещё придётся заплатить налоги и взносы за сотрудника за всё время, что он отработал без договора. Это может произойти во время плановой проверки или если сотрудник обратится с жалобой в трудовую инспекцию.

2. Если снимать много наличных на выплату зарплаты, у банка могут возникнуть вопросы. Один из критериев для определения обнальщиков — когда компания или ИП часто и помногу снимает наличные. Поэтому если бизнес использует деньги таким образом, банк может запросить документы.

3. Исполнители могут пропасть, а партнёры — не выполнить договоренности. Если вы не заключили договор, юридически ваши подрядчики или партнёры вам ничего не должны. Если исполнитель возьмёт деньги и пропадёт, с этим ничего сделать не получится.

Поэтому мы советуем всегда работать с исполнителями по договору.

Что будет, если я заключу договор ГПХ с человеком, с которым по факту у меня трудовые отношения?

При заключении гражданско-правового договора есть риски. В нём могут усмотреть признаки трудовых отношений, и тогда договор ГПХ переквалифицируют в трудовой. Сделать это может налоговая, трудовая инспекция или суд.

В этом случае вам как работодателю доначислят страховые взносы за сотрудника, плюс придётся заплатить штрафы. Поэтому при заключении договора учитывайте различия трудовых и гражданско-правовых отношений.

Трудовые отношения:

Стороны — работник и работодатель.	Стороны — заказчик и исполнитель.
Оплата работы — «заработная плата»	Оплата работы — «вознаграждение».
Предпринимателю надо сообщить о приёме на работу а ПФР.	Никуда сообщать не надо.
В договоре описан не конкретный заказ или услуга, а обязанности сотрудника.	В договоре есть конкретное задание — например, отвезти 20 заказов в месяц.
Работает постоянно, соблюдает график работы.	У исполнителя нет обязательного графика, он работает, когда хочет.
Регулярно получает фиксированную зарплату за выполнение обязанностей.	Получает деньги за выполненную задачу или услугу.
Подчиняется руководству компании.	Нет контроля руководства.
Работодатель — единственный для сотрудника.	У исполнителя может быть много заказчиков.
Предприниматель оборудует для сотрудника рабочее место за свой счёт.	Исполнитель берёт на себя все расходы, связанные с заказом.

Для работы с сотрудниками наймите бухгалтера.

Когда вы нанимаете сотрудника по трудовому договору или заключаете договор ГПХ с физлицом, у вас возникает обязанность платить за него НДФЛ и страховые взносы. А ещё сдавать дополнительную отчётность в налоговую, ПФР и ФСС.

Без бухгалтера с этим разобраться сложно — мы даже не стали пытаться объяснить все нюансы сдачи трудовых форм и отчётов в формате уроков.

Рекомендуем подключить для этого бухгалтерское обслуживание на аутсорсе: личный бухгалтер будет сдавать все отчёты вовремя и готовить платёжки в налоговую вместо вас.

Запомнить:

• С исполнителями можно заключать три вида договоров: трудовой, ГПХ с физлицом, ГПХ с самозанятым или ИП.
• Если есть признаки трудовых отношений — постоянный график работы, ежемесячная зарплата, рабочее место, — оформляйте трудовой договор.
• Если нужен исполнитель для выполнения конкретных задач, например создать сайт или развозить заказы, можно заключить договор ГПХ.
• Если заключаете ГПХ с самозанятым, нужно добавить в него несколько пунктов: указать, что у исполнителя есть статус самозанятого; прописать, что исполнитель обязан выдавать чек, и назначить штраф, если чек не будет отправлен вовремя; указать, что исполнитель должен сообщить, если перестанет работать как самозанятый.
• Если заключаете ГПХ с ИП, надо брать от исполнителя акты о выполненных работах за каждый платеж.
• Если заключаете трудовой договор или ГПХ с физлицом, подключите бухгалтерское обслуживание для сдачи трудовой отчётности.