Как ИП работать с контрагентами — проверка и заключение договора

Ранее мы разобрали, какие налоги на разных системах налогообложения пришлось бы платить ИП. В этом — помогаем выстраивать отношения с партнёрами.

Контрагентами называют компании или ИП, с которыми заключают договор о сотрудничестве. Договор нужен всегда: он защитит, если вдруг клиенты откажутся платить или поставщики привезут некачественный товар.

Прежде чем подписать договор, можно заранее проверить, надёжный ли контрагент. Ведь если у компании проблемы, с ней лучше вообще не работать.

В уроке мы пошагово разберём все этапы, которые надо пройти в процессе работы с новым контрагентом:

1. Как проверить контрагента: какие данные запросить у партнёра, в каких базах проверить эту информацию.
2. Как составить договор: какие условия надо прописать, чтобы он защищал ваши интересы.
3. Как обмениваться документами по интернету.
4. Как хранить документы: какие и сколько лет.

Давайте обо всём по порядку.

Как проверить контрагента

Проверка помогает понять, что компания-партнёр не мошенник, не фирма-однодневка и не банкрот.

Например, бывает, фирма-однодневка собирает заказы с клиентов, получает оплату и пропадает. Выполнять заказ она и не собиралась, а вы теряете деньги.

Поэтому первое, что нужно сделать перед заключением договора с любым поставщиком или клиентом, — запросить данные у компании и найти информацию о ней в открытых базах.

Если во время проверки выяснится, что компания дала ложные сведения, у неё есть долги или запущена процедура банкротства, работать с такой компанией рискованно.

Какую информацию запросить у партнера:

• ИНН;
• ОГРН;
• имя руководителя — для ООО;
• адрес регистрации в ЕГРЮЛ — для ООО.

Эту информацию нужно проверить в сервисах госорганов.

Сверить данные с выпиской из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Информация в выписке об адресе, виде деятельности и директоре, если проверяете ООО, должна совпадать с тем, что назвал вам партнёр.

Если компания в процессе ликвидации, банкротства или её собираются исключить из реестра, сведения об этом тоже будут в выписке.

Проверить адрес, если это ООО. Если адрес массовый, то есть по нему зарегистрировано много компаний, это должно насторожить. Проверьте, что за здание находится по этому адресу.

Если бизнес-центр с большим количеством офисов, скорее всего, всё в порядке. А если квартира в жилом доме, возможно, ваш партнёр в реальности не находится по указанному адресу. Его будет сложно найти, если возникнут споры.

Проверить руководителя. На сайте налоговой можно узнать, не руководит ли директор несколькими компаниями. Если их не 2-3, а 15 или 20, это может быть признаком фирмы-однодневки.

Директора компании могут дисквалифицировать, если, например, его дважды поймали на невыплате зарплаты. Это тоже можно проверить в реестре дисквалифицированных лиц.

Дисквалифицированный директор не может управлять компанией и подписывать документы. Если нашли его в списке, работать с компанией нельзя.

Посмотреть финансовые показатели. На сайте налоговой можно найти бухгалтерскую отчётность компании: в ней — доходы и расходы за последние два года.

На сайте Федеральной службы судебных приставов проверьте, есть ли у компании долги.

Если компания постоянно в минусе и с долгами, это повод насторожиться. Само по себе это ещё не говорит о недобросовестности партнёра, но по результатам можно сделать выводы о финансовом положении.

Проверить контрагента на банкротство. Это можно сделать в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве. Если партнёр запустил процедуру банкротства, скорее всего, у него нет денег и он не собирается выполнять свои обязательства.

Все эти сервисы есть на сайте налоговой в разделе «Прозрачный бизнес».

Как составить договор

Со всеми компаниями — и с клиентами, и с поставщиками — нужно заключать договоры. Договор подтверждает, на каких условиях сотрудничают заказчик и исполнитель. В нём нужно прописать, кто и что делает, сумму заказа, сроки и порядок оплаты, когда заказ считается выполненным, кто и как принимает результаты.

Договор пригодится в разных ситуациях:

• обосновать необходимость и законность сделки, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили;
• подстраховаться, если партнёр нарушит договорённости, защитить свою позицию в суде.

В договоре должны быть прописаны существенные условия — те, без которых он не считается заключённым. К таким условиям обычно относятся: предмет договора, цена, сроки или то, что вы сами прописали как существенное условие.

Есть и другие условия — они необязательные, но без них договор не сможет защитить вас, если партнёр вдруг подведёт. Поэтому, если хотите избежать недопонимания с контрагентом, заранее обсудите и пропишите все условия сделки.

В договор можно включить любые условия, которые не противоречат законам РФ. Это могут быть такие пункты:

• об условиях приёма работы, услуги или товара;
• о способе разрешения споров;
• о конфиденциальности;
• об условиях возврата товара или денег;
• какие ситуации считаются форс-мажором и что делать, если они происходят;
• как хранить и обрабатывать персональные данные;
• об ответственности каждой из сторон и о том, какие будут последствия, если вы или партнёр нарушите договорённости.

Необязательно писать договор сложными канцеляризмами, можно прописать все пункты понятным языком в рамках юридических терминов. При этом важно учесть негативные сценарии — например, что будет, если продукты приедут испорченными или поставщик нарушит сроки поставки.

Нет универсальных договоров, которые можно сразу взять в работу: у каждого бизнеса свои нюансы, которые надо учитывать. Мы рекомендуем не брать вслепую шаблоны договоров из интернета.

Лучше один раз сделать свой шаблон с юристами — они учтут специфику бизнеса и сделают договор, по которому вы будете максимально защищены. А потом адаптировать его к разным партнёрам и ситуациям.

В таблице пример этапов исполнения договора с поставкой пищевых продуктов:

Важные условия	Пример
Предмет договора.	Поставка продуктов.
Сроки исполнения.	Поставщик обязан доставить продукты на следующий день после заказа по почте или через сайт.
Условия, когда заказ считается выполненным.	Продукты доставлены в срок. Предприниматель проверил качество и подписал товарную накладную.
Стоимость.	Каждая поставка оплачивается отдельно. Конечная стоимость указана в счёте.
Порядок оплаты.	Оплата по выставленному счёту на расчётный счёт поставщика.

После заключения договора с контрагентом и начала работы, надо будет обмениваться закрывающими документами. Закрывающие документы — это счета, акты о выполненных работах или товарные накладные.

Счёт нужен, чтобы перевести оплату. В него включают все услуги или товары, указывают их стоимость и реквизиты для перевода. Чтобы контрагент перевёл вам деньги, вы должны выставить ему счёт, и наоборот.

Акты и накладные подтверждают, что работа выполнена и обе стороны с этим согласны. Акт используют, когда речь об услугах, а товарную накладную — при поставках товара. Заказчик подписывает акт или накладную и отправляет поставщику — тогда тот может быть уверен, что всё в порядке и у второй стороны нет претензий.

Подписание документов

Ип выбрал поставщиков и заключил первые договоры. Ему часто приходится отправлять акты и счета — печатать и подписывать бумаги, отправлять курьеров с оригиналами. На это уходит много времени, поэтому удобнее всего отправлять все документы через интернет.

Обмен сканами договоров. Проще и быстрее всего обмениваться сканами подписанных документов. Для этого надо выполнить несколько правил.

1. Прописать в договоре, что компании сначала обменяются сканами, а потом отправят подписанные оригиналы по почте. И можно начинать работу, не дожидаясь бумажных оригиналов.

2. Вписать в договор, что обмен сканами имеет ту же силу, что и бумажные договоры.

3. Указать в договоре адреса электронной почты, с которой будете вести переписку и обмениваться документами. Обеим сторонам лучше использовать корпоративную почту. Если использовать почту на публичных серверах, будет сложнее доказать в суде, что письмо отправил партнёр, а не посторонние.

Можно обмениваться сканами и в мессенджерах, но это менее безопасно. Собеседник может удалить из переписки и свои, и ваши сообщения. Если всё-таки удобнее всего обмениваться сканами через мессенджеры, тоже укажите это в договоре.

4. Не удалять письма со сканами из почты. Если возникнут вопросы по сделке, вы всегда сможете найти адрес, с которого отправили скан, дату получения и сам договор. Это поможет подтвердить вашу правоту в суде.

Электронный документооборот. Когда у ИП появится много партнёров и много сотрудников, удобнее будет полностью перейти на электронный обмен документами. Для этого понадобится установить специальную систему электронного документооборота — ЭДО — и получить электронную подпись.

Систем электронного документооборота много. Например, Контур, Такском, Калуга Астрал и другие. Через них можно обмениваться актами, договорами с партнёрами, сдавать отчёты в налоговую, хранить документы. Обычно плата за такие сервисы рассчитывается за отправленный документ — в среднем 6—8 ₽.

Хранение документов

Предпринимателю нужно хранить все документы, которые связаны с его деятельностью: налоговые, первичные, кадровые. Они пригодятся, если у налоговой появились вопросы к отчётности или предстоит проверка.

Кадровые документы могут понадобиться, например, чтобы подтвердить стаж сотрудника или помочь ему восстановить потерянные документы.

По срокам хранения документов ИП нужно ориентироваться на налоговый кодекс. Достаточно хранить первичные документы 5 лет.

Кадровые документы и договоры с исполнителями ИП хранят по тем же правилам, что и компании.

Все документы можно хранить в электронном виде, а распечатывать только по необходимости: например, если запросит налоговая.

Сколько хранить документы ИП:

5 лет	50 лет
Первичные документы — договоры, акты, накладные, чеки, квитанции.	Гражданско-правовые договоры с физлицами.
Кассовые документы и счёта-фактуры.	Кадровые документы: трудовые договоры, личные дела, личные карточки, сведения об аттестации.
Налоговые декларации, книга учёта доходов и расходов.	Все документы, касающиеся работы с исполнителями-физлицами.

Запомнить:

• Прежде чем подписать договор с партнёром, проверьте его. Если в компании проблемы или есть признаки, что партнёр — мошенник, лучше с ним не работать.
• Заключайте договор. Он защитит ваши права, если вторая сторона нарушает свои обязательства, и может пригодиться для налоговой.
• В договоре должны быть существенные условия: предмет договора, цена, сроки или то, что вы сами прописали как существенное условие.
• Храните все документы по бизнесу — они пригодятся, например, если предстоит налоговая проверка или нужно подтвердить стаж сотрудника.

Полезные ссылки:

Получить сведения из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — https://egrul.nalog.ru

Проверить руководителя и юридический адрес компании — https://pb.nalog.ru

Реестр дисквалифицированных лиц — https://service.nalog.ru/disqualified.do

Проверка бухгалтерской отчётности — https://bo.nalog.ru

Проверить, есть ли долги у компании — https://fssp.gov.ru/iss/ip

Получить информацию о банкротстве — https://bankrot.fedresurs.ru