С помощью управленческого баланса предприниматель может оценить, преуспевает ли его компания: сколько и какие активы ей принадлежат, сколько должны ей, сколько должна она и какую часть прибыли можно забрать себе дивидендами без ущерба для бизнеса.
ДДС и ОПиУ рассказывают о текущей ситуации: сколько денег на счетах, сколько составила прибыль за прошедший месяц. Баланс учитывает не только текущие результаты, но и все, что произошло с компанией ранее: какое имущество накопили за все время, сколько и кому должны. Чтобы судить об эффективности бизнеса и принимать решения, собственнику следует вести и анализировать все три отчета.
Пример.
Компания Софьи шьет мягкие игрушки. Она выполнила несколько заказов перед праздниками. Софья хочет выплатить себе дивиденды. По балансовому отчету она видит, что у компании есть дорогой кредит, а материалы для игрушек на складе почти закончились. Софья понимает, что прибылью лучше частично погасить долг и закупить материалы, а выводить дивиденды пока рано. ДДС и ОПиУ не дали бы ей полную картину.
Баланс нужен не только для решения о выплате дивидендов. Разберем, в каких еще случаях полезен этот отчет.
Найти деньги бизнеса. Частая ситуация: у компании много сделок и высокая выручка, но денег едва хватает на операционные расходы. Баланс поможет понять, где «застревают» деньги. Например, определить клиента, у которого перед вами максимальная задолженность, и обсудить с ним долг.
Понять, как развивается компания. Балансовые отчеты за несколько месяцев помогают увидеть, как ваши решения меняют бизнес в динамике. Например, можно вовремя заметить, что компания стала слишком зависеть от заемных денег.
Баланс позволяет провести углубленный финанализ бизнеса и рассчитать многие показатели — в частности, ликвидность и рентабельность капитала. Также баланс нужен, чтобы составить финмодель — план по увеличению прибыли компании
Привлечь инвестиции или взять кредит. Любому инвестору или кредитору важно знать, насколько динамично развивается ваш бизнес и какие активы у вас уже есть. И то и другое оценивают по балансовому отчету.
Рассчитать стоимость компании. Это актуально, если вы захотите продать бизнес. Определить стоимость можно несколькими способами. Один из основных — затратный подход. Для него нужно знать точную величину активов и обязательств предприятия, то есть сколько у компании есть и сколько она должна другим.
Проверить корректность других отчетов. С помощью баланса удобно проверять ДДС, ОПиУ и внутреннюю отчетность компании. Если активы и пассивы в балансе не сошлись — скорее всего, в других отчетах ошибка.
Зачастую предприниматели не ведут управленческий баланс, потому что путают его с бухгалтерским. Но между ними есть существенные различия:
| Бухгалтерский баланс | Управленческий баланс |
|---|---|
| Для государства, чтобы правильно начислять вам налоги | Для руководителя, чтобы принимать обоснованные решения о развитии бизнеса |
| Статьи отчета определены законом, вносить изменения нельзя | Статьи можно адаптировать под специфику бизнеса: убрать неактуальные или детализировать важные |
«Бухгалтерский баланс можно адаптировать под задачи управленческого учета, но для этого некоторые статьи нужно изменить — в первую очередь, основные средства.
Например, по бухгалтерскому балансу станок будет списан, когда расходы на него будут амортизированы, даже если компания все еще его использует. В управленческом учете этот станок нужно учитывать по реальной стоимости до тех пор, пока он используется.
Без изменений из бухгалтерского баланса, как правило, можно брать данные по дебиторской и кредиторской задолженности, складским запасам, долгосрочным обязательствам».
Светлана Гагина, финансовый директор компании «Нескучные финансы»
Откуда брать данные для баланса
Кроме ДДС и ОПиУ, могут потребоваться вспомогательные отчеты об активах и обязательствах компании. Если в бизнесе организован бухучет, то эти отчеты в компании, как правило, уже есть. Если вспомогательных отчетов нет, то нужно начать их вести.
Не все отчеты обязательны для каждого бизнеса. Например, если вы не занимаетесь торговлей, то учет складских запасов вам не нужен. Посмотрите на список вспомогательных отчетов и определите, какие из них актуальны для вашего бизнеса:
- Учет дебиторской и кредиторской задолженности. Список ваших долгов перед поставщиками и покупателями и их долгов перед вашей компанией.
- Лист учета сделок. Этот отчет нужен, если у вас проектный бизнес или между выполнением заказа и оплатой проходит много времени.
- Учет основных средств. Список имущества вашей компании: оборудования, техники, мебели, недвижимости.
- Учет запасов. Список продукции, сырья, материалов и товаров, которые есть у компании. Этот отчет нужен производственным и торговым компаниям.
- Зарплатная ведомость. В ней нужно фиксировать данные по всем выплатам сотрудникам: зарплате, отпускным, авансам, больничным.
- Учет финансовой деятельности. Список кредитов, займов и лизинговых договоров компании. Если кредитов немного, то можно обойтись без отчета, а информацию брать из выписки в интернет-банке. Также в этом отчете отражают дивиденды.
- Учет налогов. Отчет о задолженности перед государством и переплате по налогам. Обычно эту информацию готовит бухгалтер.
Все эти отчеты можно вести в свободной форме, но лучше использовать готовые шаблоны, чтобы избежать ошибок. Для этого откройте папку на Google Диске → откройте нужный отчет → выберите «Файл» → «Создать копию» → впишите название файла → нажмите «Сохранить».
Как заполнить внеоборотные активы
Балансовый отчет нужно заполнять сверху вниз. Начинать следует с внеоборотных активов — имущества долгосрочного использования. У предприятия может и не быть имущества на балансе. Например, так часто бывает у компаний, которые предоставляют услуги онлайн. В этом случае статьи с внеоборотными активами заполнять не нужно.
Все статьи управленческого баланса мы будем разбирать на примере ИТ-компании Михаила. Вы можете использовать шаблон баланса для своей компании. Для этого откройте файл в Google Sheets → выберите «Файл» → «Создать копию» → впишите название файла → нажмите «Сохранить».
Основные средства. Укажите все физическое имущество, которое принадлежит вашей компании. Например, у ИТ-компании Михаила это офисная техника, включая компьютеры, и служебный автомобиль.
Чтобы правильно учитывать амортизацию, нужно проводить инвентаризацию раз в год. Например, заходить на сайт по продаже авто и смотреть, по какой цене сейчас продают модель служебного автомобиля.
«Основные средства могут не только дешеветь, но и дорожать. Автомобиль или станок в хорошем состоянии за год может стать даже более ценным».
Светлана Гагина
Нематериальные активы. Запишите интеллектуальную собственность компании, если она есть. Это могут быть права на товарные знаки, изобретения, собственные разработки программ.
Сайты и страницы в соцсетях сюда не относятся, но можно зарегистрировать права на их составляющие: статьи, изображения, исходный код. Чтобы оценить их стоимость, за основу можно взять стоимость аналогичного актива.
Как заполнить оборотные активы
В оборотные активы входят запасы, денежные средства, дебиторская задолженность и финансовые вложения.
Запасы. Эта статья актуальна для компаний, которые занимаются торговлей или производством. Укажите здесь все, что есть на складе:
- Сырье и материалы — все то, из чего получается продукция компании. Например, у салона свадебных платьев это будут ткани и кружево.
- Незавершенное производство. Уже не сырье, но еще не готовая продукция. У салона это могут быть уже отшитые платья, на которых еще нет декора.
- Готовая продукция.
- Товары — все, что компания приобрела для перепродажи. В случае с салоном это украшения для невест от стороннего подрядчика.
«Если у компании много складских запасов, то высок риск хищений и недостач. Чтобы его снизить, важно регулярно проводить инвентаризацию. Иначе через два-три года может выясниться, что у компании колоссальный убыток из-за разницы между реальными запасами и цифрой в балансе».
Светлана Гагина
«Небольшие компании формируют резервный фонд на старте. Желательно, чтобы там хранилась сумма, которая в течение двух месяцев покроет постоянные расходы компании: аренду, зарплату сотрудникам, платежи по кредитам и так далее. Это нужно, чтобы подстраховаться на случай, если не будет выручки.
Если компания планирует расширяться, например открыть новое направление, на эту цель можно создать фонд развития. Иногда создают фонд бонусов для премий сотрудникам или руководителям компании. Эти фонды пополняют из чистой прибыли так часто, как решит собственник».
Светлана Гагина
Дебиторская задолженность. Запишите все суммы, которые должны заплатить вашей компании другие лица, предприятия или государство.
- Долги клиентов. Вы уже предоставили услуги или отгрузили товары, а клиент пока не заплатил. Источники данных — лист учета сделок и учет дебиторской задолженности.
- Долги поставщиков и других контрагентов. Вы заранее оплатили товар или услугу, необходимую для бизнеса, но пока ее не получили. Источник — вспомогательный отчет по дебиторской и кредиторской задолженности.
- Долги сотрудников. Это деньги, которые вы выдали сотрудникам авансом или под отчет. Источник — зарплатная ведомость.
- Долги государства. Это переплата по налогам, которую должна вернуть вам ФНС. Источник — информация от бухгалтера или вспомогательный отчет по учету налогов.
Финансовые вложения. Укажите депозиты вашей компании в банках, если они есть. В отдельную строку принято записывать овернайты — краткосрочные депозиты на одну ночь. Информацию для этой статьи можно брать из выписки в интернет-банке или из учета финансовой деятельности.
Как заполнить обязательства
Пассивы — это деньги, на которые ваша компания приобрела активы. Деньги могут быть заемными или своими. Отсюда и два раздела пассивов: «Обязательства» и «Капитал».
Когда вы составляете баланс впервые, начинать следует с «Обязательств», как мы и сделаем в этом модуле. В следующих балансах начать нужно с «Капитала».
В «Обязательствах» нужно записать все долги вашей компании: перед клиентами, контрагентами, сотрудниками, кредиторами, лизингодателями.
Долгосрочные обязательства. Запишите суммы основного долга по кредитам и лизинговым договорам сроком более года.
Краткосрочные обязательства. Укажите суммы по кредитам и лизинговым договорам сроком до года. Например, оборотное финансирование, овердрафты — краткосрочные кредиты, которые подключаются к расчетному счету.
Информацию для этих двух статей обычно берут из выписки в интернет-банке или в личном кабинете по лизингу. Если кредитов много, то удобнее пользоваться вспомогательным отчетом «Учет финансовой деятельности».
«Если у компании есть кредит, то основной долг фиксируют в обязательствах, а проценты вычитают из прибыли за месяц».
Светлана Гагина
Кредиторская задолженность. Запишите суммы всех обязательств вашей компании по следующим категориям:
- Перед клиентами. Возникает, когда вы получили аванс или предоплату, но еще не отгрузили товары или не предоставили услуги. Источники данных — лист учета сделок и учет кредиторской задолженности.
- Перед поставщиками и другими контрагентами. Вы получили товары или услуги, но еще не расплатились за них. Источник — вспомогательный отчет по дебиторской и кредиторской задолженности.
- Перед сотрудниками. Источник — зарплатная ведомость.
- Перед налоговой. Источник — информация от бухгалтера или вспомогательный отчет по учету налогов.
Как заполнить капитал
В этом разделе нужно записать, сколько денег вложили в компанию и какую прибыль получили за время работы. После того как вы заполните раздел, в строке «Капитал» шаблон посчитает собственный капитал — разницу между активами компании и ее обязательствами.
Уставный капитал и вложения от собственников. В «Уставном капитале» укажите сумму, которую вы вложили в компанию, чтобы начать бизнес. Если после этого вы снова инвестировали в компанию личные деньги, то их запишите в другой статье — «Вложения от собственников».
Накопленная прибыль/убыток. Это финансовый результат деятельности компании за все время ее работы. Чтобы его получить, надо заполнить две строки:
- Текущий период. Укажите чистую прибыль компании за прошедший месяц из ОПиУ.
- Прошлые периоды. Укажите данные из статьи «Накопленная прибыль/убыток» из баланса за предыдущий месяц.
«Когда предприниматель в первый раз заполняет баланс, у него нет данных о прибыли прошлых лет. Но ее можно рассчитать.
Для этого сначала нужно заполнить все остальные статьи в балансе: активы, кредиты, кредиторскую задолженность. После таблица автоматически рассчитает разницу в строке „Проверка“ — она находится внизу таблицы после разделов „Активы“ и „Пассивы“. Укажите это число в строке „Прошлые периоды“».
Светлана Гагина
Расходы из фондов. Если в текущем месяце вы потратили деньги из одного из ваших резервных фондов, то запишите здесь сумму расходов со знаком «минус».
Дивиденды. Внесите сумму, которую вы выплатили собственникам и акционерам компании – за прошлый месяц и за все время работы бизнеса. Записывайте дивиденды со знаком «минус».
Основные ошибки при составлении баланса
Если в балансовом отчете активы не равны пассивам — значит, где-то ошибка. Это железное правило, поскольку логика баланса состоит в том, чтобы все активы были обеспечены пассивами.
В управленческом учете допустима небольшая погрешность в сходимости баланса, так как управленческий баланс не регламентируется законом и нужен только руководителю. Погрешность не исказит выводы, которые можно сделать на основе отчета.
«Если разница между активами и пассивами не превышает 5%, то ошибку можно не искать: процесс будет слишком трудным, а для бизнеса эта цифра несущественна.
Если разница выше 5%, то ошибку искать нужно. Особенно если этот показатель постоянно растет: это значит, что в учете есть систематическая проблема. Такие ошибки чаще всего бывают в учете дебиторской и кредиторской задолженности, а также складских запасов».
Светлана Гагина
Если активы и пассивы не совпадают, то это связано с одной из следующих причин.
Не записывают операцию дважды. Любую финансовую операцию нужно записать в балансе дважды: либо в двух статьях активов — один раз с плюсом, второй раз с минусом, либо один раз в активах, второй раз — в пассивах.
Заносят данные некорректно. Переносят цифры с ошибкой. Например, как в задании № 1, записывают дивиденды без знака минус. Или заносят их не из того источника. Например, записывают прибыль на основе ДДС, а не ОПиУ.
Допускают ошибки в источниках. А потом переносят это ошибку в баланс. Тогда нужно последовательно перепроверить ДДС, ОПиУ и вспомогательные отчеты и исправить в них ошибки. Балансовый отчет тем и ценен, что помогает это выявить.
Например, у вас кофейня и вы получили от поставщика кофейные зерна на 200 000 ₽ с отсрочкой платежа. Вы занесли эти 200 000 ₽ в кредиторскую задолженность в пассивах. А когда вели учет складских запасов, то поторопились и записали полученные зерна на сумму 400 000 ₽. Эта же цифра попала в баланс, и он не сошелся на 200 000 ₽. Вы перепроверили отчеты и обнаружили ошибку. Если бы вы ее не заметили, то в следующем месяце могли решить, что запасов на складе вдвое больше, чем есть в реальности.
Что анализирует баланс
Баланс не только помогает найти деньги или ошибку в других отчетах, но и посмотреть на состояние бизнеса в целом. На это указывают несколько показателей, которые в балансе рассчитываются автоматически.
Текущая ликвидность. Говорит о том, сможете ли вы погасить краткосрочные обязательства за счет оборотных активов компании.
Оптимальным показателем считается 150—200%, то есть когда оборотных активов в полтора-два раза больше, чем обязательств. В этом случае при любом форс-мажоре денег точно хватит и на все долги, и на поддержание бизнеса.
Абсолютная ликвидность. Говорит о том, сможете ли вы немедленно погасить краткосрочные обязательства за счет денег на счетах и депозитах.
Целевым показателем считается 20% и выше, то есть у компании всегда должна быть возможность немедленно погасить пятую часть краткосрочных обязательств.
Финансовая устойчивость. Говорит о том, как много надежных источников финансирования у бизнеса. К ним относятся собственные вложения и долгосрочные инвестиции. Краткосрочные кредиты, отсрочки поставщиков и авансы клиентов ненадежны, потому что их нужно быстро возвращать.
Чем выше этот коэффициент — тем лучше, но целевым показателем считают более 60%. То есть приблизительно две трети активов должны обеспечиваться собственными и «длинными» деньгами. Если показатель меньше — значит, операционные задачи бизнеса во многом решают за счет краткосрочных кредитов, предоплат и отсрочек. Это говорит о потенциальных рисках неплатежеспособности.
Финансовая независимость. Говорит о том, за счет каких средств развивается бизнес — собственных или заемных. Ее важно контролировать, если вы часто работаете по предоплате или кредитуетесь в банках.
Целевым показателем считается 40%, оптимальным — от 50 до 70%. То есть около половины ресурсов компании должно обеспечиваться собственными вложениями и прибылью. Если показатель ниже — значит, бизнес в большей степени развивается за счет кредиторов.
Главное
Повторим главное из того, что нужно запомнить в первую очередь.
- Управленческий баланс нужен, чтобы в комплексе оценить все, чем владеет компания, и сколько она должна другим.
- С помощью баланса анализируют эффективность компании, считают ликвидность, финансовую устойчивость и другие показатели. Если посмотреть несколько отчетов в динамике, то можно увидеть, как на бизнес влияют решения руководителя.
- Потенциальные инвесторы и кредиторы смотрят баланс, чтобы оценить, стоит ли доверять компании деньги. Оценивают, насколько платежеспособен бизнес и какие у него источники финансирования.
- По содержанию управленческий баланс во многом совпадает с бухгалтерским, но у них разные цели и методика подсчета некоторых статей. Форму управленческого баланса можно менять.
- Чтобы составить баланс, нужно подготовить ДДС и ОПиУ. Могут потребоваться и вспомогательные отчеты: учет сделок, основных средств, запасов, дебиторской и кредиторской задолженности. Баланс помогает проверить, корректны ли данные во всех этих отчетах.
- Активы должны быть равны пассивам. Либо отличаться не более чем на 5%. Если разница между ними выше, то нужно искать ошибку в балансе и других отчетах.
