Как на OZON собирать и отправлять заказы покупателям — пошагово

Ozon предъявляет конкретные требования к упаковке товаров, чтобы на всех этапах доставки от продавца до покупателя товары сохраняли идеальный товарный вид. В зависимости от схемы работы с маркетплейсом — FBO, FBS или realFBS — требования к сбору и упаковке товаров различаются.

Читайте также обзор лучших сервисов аналитики маркетплейсов для селлеров. Собрали самые эффективные инструменты внутренней и внешней аналитики, продвижения и управления продажами, которые помогут увеличить прибыль на маркетплейсах.

Разобрали лучшие платные и бесплатные решения на рынке и сравнили тарифы.

В этом уроке рассмотрим, как правильно собирать и упаковывать заказы, чтобы они попадали к покупателям быстро и без повреждений.

Что вы узнаете:

• Какое оборудование поможет при упаковке заказов.
• Как поставлять товары на склад Ozon.
• Как следить за заказами, если доставляете с помощью Ozon Rocket или сторонних перевозчиков.
• Какие правила упаковки есть для каждой схемы.
• Где на упаковке нужно размещать маркировку, этикетки и штрихкоды.

Читайте обзор лучших сервисов аналитики маркетплейсов для селлеров. Разобрали лучшие платные и бесплатные решения на рынке и сравнили тарифы.

Какое оборудование понадобится для упаковки товаров и заказов

Неважно, по какой схеме вы работаете, для упаковки товаров вам точно пригодятся:

• Обычный принтер для тех, кто работает по схеме FBO или realFBS, термопринтер — по схеме FBS.
• Приложение для считывания штрихкодов или сканер.

Всё это оборудование, а также расходники упаковки — коробки, пластиковые пакеты, крафтовая бумага, пупырчатая пленка и многое другое — можно найти на специальной витрине Ozon.

Принтер или термопринтер

Чтобы напечатать этикетки со штрихкодами, нужен принтер. Для работы по схемам FBO и realFBS первое время можно использовать любой принтер: просто купите клеящуюся бумагу формата А4, напечатайте по четыре этикетки на каждом листе и разрежьте их на четыре части. Так вы сэкономите несколько тысяч на принтере для этикеток.

При работе со стандартным принтером есть следующие особенности:

• вам придётся вручную вырезать этикетки из каждого листа, а значит, вы будете тратить своё время на рутинный труд;
• если будете печатать больше 50 этикеток в неделю, придётся чаще покупать картриджи — обычный домашний принтер расходует много краски;
• у офисных принтеров низкая детализация, поэтому есть вероятность, что сотрудники склада не смогут считать такой штрихкод, а значит, не примут поставку.

Первое время можно пользоваться услугами фотоателье: принесите на флешке этикетки, и вам распечатают сразу готовые или по четыре штуки на листе А4. Если принтера дома нет, а этикеток нужно не больше 50 штук, этот вариант подойдёт.

Кроме этикеток, нужно наклеивать на каждый товар штрихкоды, о которых мы расскажем дальше. Их также можно печатать на обычном принтере, а потом наклеивать на товары.

«Для удобства можно купить уже готовые листы с наклейками и печатать прямо на них. Это очень экономит время».

Никита Смирнов. Руководитель агентства — технологического партнёра Ozon и основатель торговой марки BLAGOVEDA

Чтобы работать по схеме FBS, продавцу обязательно нужно приобрести термопринтер: товары с этикетками и штрихкодами, которые распечатаны на обычном принтере, не примут для доставки Ozon Rocket.

Термопринтер печатает с высокой детализацией, что важно для любых маркировок — так они быстро считываются сотрудниками по всей цепочке логистики товаров. Для схем FBO и realFBS термопринтер станет хорошей инвестицией, когда заказов станет больше. Это сэкономит вам время и силы, которые вы тратили, чтобы нарезать этикетки, а упаковывать заказы можно будет намного быстрее.

Сканер для считывания штрихкодов

Чтобы проверить, что штрихкоды хорошо пропечатаны, можно воспользоваться сканером для считывания штрихкодов.Первое время можно использовать приложение для смартфона: «Сканер QR-кода» или «Облачный терминал сбора данных». И то и другое позволяет сканировать штрихкоды.

«Сканер QR-кода» — это бесплатное приложение для Android и iOS, оно работает попроще: при наведении на штрихкод он покажет цифры и буквы, которые можно вручную сверить с кодом из карточки товара. «Облачный терминал сбора данных» имеет расширенную функциональность: можно отсканировать каждый штрихкод и вывести всё в таблицу Excel или подключить к 1С, чтобы заносить все этикетки в базу.

Приложение — это временное решение, потому что сканировать целую партию товара смартфоном сложно, особенно если объёмы продаж растут. Кроме того, если нужно занести товары в систему «Честный знак», приложение не поможет с этим.

Для быстрой и удобной работы со штрихкодами и маркировками пригодится специальный сканер. Он удобнее, надёжнее и функциональнее, с ним можно автоматически внести нужные коды в любую базу.

«Без сканеров можно продавать, это не обязательная вещь для продавца. Есть приложения на Android и iOS, и все они замечательно работают. У меня установлено два таких приложения, чтобы считать штрихкод наверняка».

Никита Смирнов. Руководитель агентства — технологического партнера Ozon и основатель торговой марки BLAGOVEDA.

Как отправлять товары со склада маркетплейса по схеме FBO

В этом уроке мы рассказывали, как создать заявку на поставку товаров на склад Ozon. После того как заявка будет принята, можно начинать готовить товары к отправке.

Для поставки товаров на склад Ozon нужно соблюдать следующие правила:

1. Габариты товаров в упаковке должны быть не больше 45 × 32 × 32 см и весом до 10 кг или не больше 200 × 30 × 30 см и весом до 5 кг. На склад в Хоругвино можно привозить товары с максимальными габаритами 120 × 80 × 60 см и весом до 20 кг.

2. Каждый товар должен быть в индивидуальной упаковке — от продавца или производителя.

3. На упаковке каждого товара должны быть штрихкоды и этикетки на русском языке — если производитель не разместил их на товаре, нужно распечатать и приклеить их самому.

4. На товарах, которые подлежат обязательной маркировке в системе «Честный знак», должен быть код Data Matrix.

5. У некоторых категорий товаров срок годности при поступлении на склад должен быть не менее 70%. Например, если у туши для ресниц срок годности один год, то на склад Ozon её примут, если от срока изготовления прошло не более трёх с половиной месяцев.

6. Грузовые коробки и палеты с товарами должны быть правильно упакованы и промаркированы.

Подготовка товаров к отправке на склад Ozon проходит в четыре этапа:

1. Упаковать товары.
2. Промаркировать товары.
3. Упаковать и промаркировать грузовые коробки или палеты.
4. Привезти товары в точку отгрузки и принять результаты отгрузки на складе.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Упаковка товаров

По правилам Ozon, неправильно упакованные товары не принимают на склад, а их возврат оплачивает продавец.

Главное требование маркетплейса — это индивидуальная упаковка, которая обеспечивает максимальную сохранность товаров. Если у товара прочная заводская упаковка, его можно упаковать в белую или черную непрозрачную стретч-плёнку. Если такой упаковки нет, большинство товаров можно сложить в отдельную коробку или пластиковый пакет.

Ozon требует упаковывать в пластиковый пакет небольшие товары, товары с неровной поверхностью — шершавые, округлые или мягкие товары, — а также те вещи, которые могут легко испачкаться, например одежду.

Для некоторых типов товаров требуется специальная упаковка:

• Пупырчатая плёнка и крафтовая бумага. Для хрупких товаров, например посуды, часов, электроники.
• Термоусадочная пленка толщиной 30 мкм или пакет с клеевым клапаном. Для товаров, у которых стеклянная, пластиковая, алюминиевая или бумажная тара — это часть товара. Например, это специи в стеклянных ёмкостях, кастрюли, чай в бумажном пакете и прочее. Кроме этого, в пакет или плёнку нужно упаковать текстиль, одежду, косметику.
• Пенопластовые укрепления. Для стеклянных и содержащих стеклянные элементы изделий, а также керамических изделий без оригинальной картонной коробки.
• Коробка из трехслойного картона, которая превышает внешние габариты товара не более чем на 2%. Для всех товаров без заводской упаковки.

Если вы сомневаетесь, как упаковать ваш товар, проверьте базу знаний Ozon, где подробно описаны все категории товаров, для которых требуется особая упаковка.

Маркировка товаров

Каждый товар, который вы отправляете на склад Ozon, должен иметь штрихкод: без него товар нельзя добавить в заявку на поставку. А если данные на товаре и в личном кабинете продавца будут различаться, продавцу придётся забрать товар со склада.

Маркетплейс поддерживает некоторые форматы штрихкодов от производителя — в таком случае дополнительная маркировка не нужна.

Если же штрихкодов нет, или маркетплейс их не поддерживает, или же товар дополнительно упакован в пупырчатую пленку либо пластиковый пакет, нужно сгенерировать штрихкоды для всех товаров в заявке. Это делается в четыре шага:

1. В личном кабинете продавца выберите раздел «Товары и цены» → «Управление штрихкодами».
2. Выберите вкладку «Без штрихкода» и нажмите «Сгенерировать для всех».
3. Подтвердите, что вы хотите сгенерировать штрихкоды для всех товаров, у которых их нет.
4. Подождите, когда «OZNXXXXXXXXXX» превратится в нужный код.

Полученные штрихкоды можно напечатать на клеящейся бумаге, как мы советовали выше. А можно распечатать на простой бумаге и надёжно приклеить на каждый товар в индивидуальной упаковке, но не заклеивать скотчем — такие коды не считываются работниками склада.

Упаковка и маркировка грузовых коробок и палет

Все товары, которые вы поставляете на склад, должны быть в грузовых коробках или на палетах. Не только товар, но и каждая коробка или палета должна быть промаркирована. В личном кабинете вы увидите, в скольких коробках должны быть товары — это особенно важно для поставок в распределительный центр (РЦ).

Для каждой коробки или палеты в заявке на поставку формируется этикетка. Её нужно скачать и наклеить по инструкции для каждой поставки в заявке. Если их перепутать, ваши товары уедут в неправильном направлении, а их возврат придётся оплачивать отдельно.

Для поставки на склад действуют следующие правила:

• Коробки, которые вы привозите в точку отгрузки, должны умещаться в один автомобиль — легковой или грузовой.
• В одну коробку вы можете сложить товары одного или разных артикулов — содержимое коробки будет указано на этикетке, которую вы скачаете и наклеите на коробку.
• В одной поставке может быть не более 10 коробок общим объёмом не более 1000 л или 1 м³. Вес одной коробки должен быть не более 20 кг.
• Все коробки нужно будет самостоятельно или с помощью грузчиков разгрузить из машины на палеты склада. Если в заявке больше 10 коробок или вы собираете поставку на РЦ, следует погрузить их на палету. Тогда можно не клеить этикетки на каждую коробку, а сформировать единую для палеты.

Для поставок на РЦ можно отправлять либо палеты с одинаковыми товарами, либо сборные палеты — с товарами разных артикулов. В отличие от обычных поставок, поставки для РЦ измеряются в квантах. Квант — это количество товаров, которое должно быть в упаковке. В большинстве случаев квант совпадает с фасовкой производителя, но если они различаются, то в заявке на поставку платформа сама подскажет, сколько товара нужно добавить или убрать, чтобы получить один квант товаров.

Например, для напитка Coca-Cola объёмом 0,25 л квант равен 6 штукам. Это значит, что на РЦ можно привезти 6, 12, 18 бутылок и так далее. Если напишете в заявке 13 штук, система округлит количество в меньшую сторону.

В одном кванте должны быть товары одного артикула в заводской упаковке. Сборные палеты для РЦ должны укладываться в столбики — 1 артикул = 1 столбик — либо слоями 1 артикул = 1 слой. Кванты, которые лежат вразнобой, не примут на РЦ.

Наконец, все товары уложены по коробкам и палетам и готовы к отправке в точку отгрузки. Осталось вовремя привезти вашу поставку в точку отгрузки — её предложат в личном кабинете.

Приёмка результатов отгрузки товаров

Когда водитель доставит товар, у заявки на поставку в личном кабинете появится статус «Приёмка на складе». Это значит, что работники склада разгружают полученные коробки или палеты и смотрят, совпадает ли количество товара с заявкой, нет ли брака и других нарушений. Обычно всё это занимает 2—5 рабочих дней.

Когда на складе закончат приёмку, статус заявки поменяется на «Согласование актов» или «Отказано в приёмке» в зависимости от того, есть нарушения или нет. При статусе «Согласование актов» вам нужно сверить данные от склада, и если всё в порядке, принять результаты. После товары отправятся дальше на склады. На согласование даётся пять календарных дней.

Если же вы не принимаете результаты приёмки, то у поставки появляется статус «Спор». В таком случае обратитесь в службу поддержки Ozon, чтобы решить проблемы с поставкой.

После согласования приёмки статус заявки меняется на «Завершённые». Товары из поставки со статусом «Завершённые» появляются на сайте Ozon и доступны всем покупателям.

Как доставлять заказы с помощью Ozon Rocket по схеме FBS

По схеме FBS требования к сбору и упаковке заказов почти не отличаются от аналогичных требований для FBO. Но есть различия:

• надо самому отслеживать заказы;
• передать упакованный заказ в доставку нужно в течение 24 часов;
• передать заказ можно через курьера Ozon или привезти его самостоятельно в точку отгрузки.

Чтобы отправлять заказы с помощью Ozon Rocket, нужно:

1. Принять заказ на маркетплейсе.
2. Упаковать заказ.
3. Промаркировать заказ.
4. Передать заказ в пункт приёма или курьеру Ozon Rocket.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

Отслеживание заказов

Когда покупатель делает заказ на маркетплейсе, продавцу приходит уведомление в личный кабинет. По умолчанию для схемы FBS у продавца есть 24 часа на сборку и передачу заказа в службу доставки. С августа 2022 года Ozon добавил возможность увеличить срок сборки заказов до 7 дней, если продавец создаст дополнительный склад в личном кабинете с новым сроком сборки.

Если продавец передаст заказ в доставку позже установленного срока — 24 часов или 7 дней, — Ozon может снизить его рейтинг или даже заблокировать аккаунт.

Продавец может отслеживать заказы в личном кабинете или в приложении Ozon Seller. В последнем можно настроить уведомления о новом заказе, чтобы не пропустить его и вовремя собрать.

Когда в личном кабинете или в приложении появится уведомление о новом заказе, нужно выбрать заказ, который ожидает сборки, и кликнуть «Собрать заказ». Если в заказе есть товары с обязательной маркировкой «Честный знак», то система попросит добавить код GTIN. После этого статус заказа изменится на «Готов к отгрузке» — можно приступать к упаковке.

Упаковка заказа

По схеме FBS продавец несёт полную ответственность, что товар доедет до покупателя в лучшем виде, а следовательно, упаковка должна максимально защищать товар на всех этапах перевозки.

Если у вашего товара есть прочная картонная заводская упаковка, достаточно обернуть его в белую или чёрную непрозрачную стретч-пленку. Если упаковки нет, можно упаковать в коробку или сейф-пакет, пупырчатую плёнку или крафтовую бумагу. На упаковке не должно быть сторонних маркировок, названия вашего или другого бренда, производителя или компании.

Если в заказе товары, которые нельзя сложить в одинаковую упаковку, разделите его на несколько отправлений.

Например, в заказе стиральный порошок и гиря. Товары нужно разделить на два отправления: порошок упаковать только в сейф-пакет, а гирю — в стретч-пленку.

По схеме FBS можно продавать крупногабаритные товары. Для таких товаров нужна прочная упаковка. Ozon рекомендует не только упаковывать их в картонную коробку, но также сделать следующее:

• завернуть их во вспененный полиэтилен или пупырчатую плёнку;
• закрыть выступающие части уголками из пластмассы, картона, скотча или пенопласта;
• добавить в упаковку хрупких товаров рёбра жесткости — из пенопласта, фанеры или картона;
• использовать деревянную обрешётку.

Маркировка заказа

Как и в случае с поставкой на склад Ozon, на всех товарах должна быть этикетка на русском языке. Если товар подлежит обязательной маркировке «Честный знак», на товар нужно дополнительно наклеить код Data Matrix.

Ещё на упаковке должна быть этикетка с уникальными маркировкой и штрихкодом, а также адресом ближайшего к покупателю пункта приёма или сортировочного центра Ozon — он может отличаться от адреса пункта, в который вы привозите заказы.

Чтобы этикетка с маркировкой не отклеилась и не испортилась при перевозке, она должна соответствовать следующим требованиям:

• размер этикетки — 12 × 7,5 см;
• распечатана на термопринтере или трансферном принтере на матовой или полуглянцевой клеящейся бумаге;
• не портит товарный вид, в том числе заводскую упаковку товара.

Этикетку можно сгенерировать в личном кабинете, а затем распечатать. Для этого:

1. Дождитесь, когда заказ попадёт во вкладку «Ожидают сборки».
2. Примите заказ и перейдите во вкладку «Ожидают отгрузки».
3. Кликните на галочку «Принят в обработку», чтобы появилось поле «Распечатать маркировки».
4. Кликните на «Распечатать маркировки».

После этого этикетку нужно ровно наклеить на самую большую сторону упакованного заказа и передать в доставку.

Доставка заказов

По схеме FBS передать готовые заказы в доставку маркетплейсу можно двумя способами: самостоятельно в точку отгрузки или через курьера. Оба способа продавец оплачивает отдельно.

Перед тем как передать собранный заказ в доставку, вам нужно составить акт приёма-передачи. Он формируется автоматически в разделе FBS → «Заказы с моих складов» → «Ожидают отгрузки» → «Доступные акты». Второй документ, который нужно подготовить до отгрузки, — это транспортная накладная, её продавец заполняет в электронном виде.

Если вы хотите отгружать готовые заказы самостоятельно, в личном кабинете нужно настроить соответствующий метод доставки. Для этого понадобится сделать следующие шаги:

1. Перейти в личном кабинете в FBS → «Мой склад» → «Логистика» → «Добавить метод доставки».
2. Указать, что будете передавать товары в Ozon Rocket самостоятельно.
3. Выбрать точки приёма товара — система сама подберёт ближайшие к вашему складу точки, вам нужно только выбрать подходящую.
4. Выбрать, в какие часы будете отгружаться в точке приёма товара.
5. Кликните на «Сохранить метод».

Когда заказ собран, вы сами или с помощью водителя привозите его в выбранную точку и передаёте в службу Ozon Rocket. Так как Ozon полностью перешёл на цифровой формат, то распечатывать акты и накладные больше не нужно.

Передача заказов в доставку через курьера пока действует не во всех городах и подходит в первую очередь для некрупногабаритных товаров. Крупногабаритные товары принимают курьерами только в Москве и Санкт-Петербурге и только на палетах.

Чтобы подключить отгрузку заказов курьеру, в методах отгрузки выберите «Курьеру Ozon», укажите телефоны для связи с вами и установите время отгрузки — в какой интервал вам удобно передавать отправления.

Плата берётся за выезд курьера, каждое переданное отправление и за объёмный вес каждого переданного отправления, если товары крупногабаритные. Плата за отгрузку курьеру вычитается автоматически из заработка продавца. Актуальные тарифы можно посмотреть в базе знаний Ozon.

Для каждого способа отгрузки — самостоятельно в сортировочный центр или курьером Ozon — можно настроить доверительную приёмку. Она подключается автоматически, если вы ежедневно отгружаете от 300 отправлений, или по запросу в поддержку, если отправлений от 30 до 300.

При доверительной приёмке вам потребуется отгружать заказы не поштучно, а грузовыми местами — большими упаковками, в которых находятся отправления. Это могут быть палеты, коробки или мешки. Курьер Ozon или сотрудник сортировочного центра не будет распаковывать грузовое место и проверять состав отправлений во время отгрузки. Приёмку заказов Ozon сделает позже, когда будет готовить доставку отправлений покупателям.

Как отправлять заказы самостоятельно или сторонними службами доставки по схеме realFBS

Доставка товаров по схеме realFBS Standard может осуществляться как своими силами, так и сторонними перевозчиками. Если вы пользуетесь услугами партнёров Ozon — СДЭК и Деловые линии, — то их требования к упаковке товаров совпадают с правилами Ozon Rocket.

Сторонние службы доставки имеют свои правила упаковки товаров. У каждой службы есть обязательные требования, их следует уточнить у перевозчика.

Если вы развозите заказы самостоятельно, то для Ozon неважно, как упакован товар и есть ли на нём этикетки. Единственное, о чём не стоит забывать при доставке своими силами, — это о соблюдении обязательной маркировки товаров, если она нужна вашим товарам, и том, чтобы на товарах были этикетки на русском языке. Не забывайте и о сроках сбора заказов, которые вы устанавливаете в личном кабинете. Для realFBS Standard это максимум 30 дней.

По схеме realFBS Express правил по сбору и упаковке совсем немного. Вы также упаковываете товары по своим стандартам или рекомендациям перевозчика. Ozon не требует никаких документов при отгрузке, а размещать на посылке этикетку с маркировкой необязательно.

Запомнить:

• Любому покупателю важно получить свой товар в том виде, в котором он его видит на маркетплейсе. Поэтому правильная упаковка — залог того, что товар придёт в целости и сохранности, а покупатели останутся довольны.
• Помимо того, что товар должен быть правильно упакован, для Ozon важно, чтобы все маркировки, этикетки и штрихкоды были на своих местах у каждого товара. Так сотрудники на всей цепочке доставки будут знать, что за товары перед ними и куда они должны быть отправлены.
• У каждой схемы работы с Ozon есть свои правила сбора заказов и упаковки — неважно, работаете вы по FBO, FBS или realFBS. Исключение: если вы доставляете товары самостоятельно по схеме realFBS, можете упаковывать их так, как вам хочется.
• Для эффективной работы на маркетплейсе нужно обзавестись необходимым минимумом — принтером для этикеток, сканером штрихкодов или приложением, а также надежной упаковкой.

Полезные ссылки:

Витрина со всем, что нужно продавцу для упаковки товаров — https://www.ozon.ru/highlight/upakovochnye-materialy-451601

Требования Ozon к грузовым коробкам и палетам — https://seller-edu.ozon.ru/docs/fbo/process-details/sobrat-postavku.html

Требования Ozon к индивидуальной упаковке товаров — https://seller-edu.ozon.ru/docs/contract-for-sellers/reglament-postavok-na-fulfilment.html

Какие штрихкоды от производителя поддерживает Ozon — https://seller-edu.ozon.ru/docs/work-with-goods/trebovaniya-k-kartochkam-tovarov/rabota-so-shtrihkodami.html

Тарифы на доставку заказов Ozon Rocket — https://seller-edu.ozon.ru/docs/commissions-tariffs/legal-information/full-actual-commissions.html#_2-3-услуга-fbs